هک های تقویم سیستم های اولویت بندی تقویت کننده های خلاقیت تکنیک های زمان بندی گردش کار هفتگی اینترنت (و صادقانه بگویم، این ستون) مملو از ایده هایی است در مورد اینکه چگونه کار خود را بهتر سازماندهی کنید تا کارهای معنادارتری را در زمان کمتری با درد کمتر انجام دهید. همه این ایده ها برخی از مشکلات را برای برخی از افراد حل می کند، اما به ندرت می توان نگاهی اجمالی به مجموعه سیستم ها، اسناد و ترفندهایی داشت که یک فرد با عملکرد بالا به آن تکیه می کند تا موفقیت خود را به دست آورد.

این همان چیزی است که مقاله بررسی دور اول اخیر از استارتاپ کهنه کار و اکنون بنیانگذار کارخانه Kool-Aid را بری ولفسون بسیار جذاب می کند. در این قطعه عمیق، او کل سیستم بهره‌وری خود را با جزئیات دقیق، از جمله تمام اسنادی که برای برنامه‌ریزی سالانه و فصلی به آنها تکیه می‌کند، و همچنین سازماندهی کار روزانه‌اش، ارائه می‌کند.

اگر جریان کاری پر هرج و مرج ناشی از راه اندازی کسب و کار شما می تواند کمی از تغییرات اساسی استفاده کند، کل مطلب ارزش خواندن دارد. اما شاید فوراً مفیدترین بخش مقاله، پنج سندی باشد که ولفسون روزانه برای یادآوری اولویت‌هایش، تقویت انرژی و به حداکثر رساندن یادگیری‌اش استفاده می‌کند. کمک کننده است، او حتی در صورت نیاز الگوهایی را ارائه می دهد. در اینجا، به طور خلاصه، این پنج سند تقویت کننده موفقیت آورده شده است.

لیست کارها روشی ساده و پرطرفدار برای سازماندهی کار شما هستند، اما یک نقص مهلک دارند. امر ضروری با موارد صرفاً فوری یا واقعاً پیش پا افتاده مخلوط می شود. هنگامی که از نوشتن آن ایمیل فروش می ترسید، می تواند وسوسه انگیز باشد که فقط فهرست خود را پایین بیاورید و به جای آن گزینه «تمیز کردن خشک» را انتخاب کنید. شما یک مورد از فهرست کارهایتان را انجام دادید، اما آیا واقعاً کارتان را پیش بردید؟

آنچه شما نیاز دارید فقط فهرستی از کارهایی نیست که باید هر از گاهی انجام دهید، بلکه سیستمی است که به شما نشان می دهد در حال حاضر چه چیزی را باید در اولویت قرار دهید. این همان چیزی است که Wolfson ‘Ongoing Stack Rank’ برای انجام آن طراحی شده است. ولفسون توضیح می‌دهد که مانند یک فهرست کارها، یک OSR «چیزهایی را که در یک بازه زمانی معین روی آنها کار می‌کنم یا می‌توانم روی آن‌ها کار کنم» فهرست می‌کند. اما با سه تفاوت کلیدی:

• یک OSR فقط خروجی ها را فهرست می کند، نه وظایف تشکیل دهنده را. ولفسون توضیح می‌دهد: «خروجی‌ها به عنوان کارکرد واحدهای قابل حمل تعریف می‌شوند. بیان آنها به این صورت به شما یادآوری می‌کند که فقط زمانی می‌توانید آن را بررسی کنید. برای مثال، «شام میزبانی شده برای استارت‌آپ‌ها» می‌تواند در فهرست شما نمایش داده شود، در حالی که «رستوران رزرو شده برای شام راه‌اندازی» نباید اینطور باشد.»

• شامل وضعیت آیا این در حال انجام است؟ منتظر تایید؟ تا تاریخ خاصی در آینده از اولویت خارج شده است؟ OSR شما باید در یک نگاه به شما بگوید.

• به ترتیب اولویت OSR شما باید به شما بگوید نه فقط آنچه را که دارید میتوانست روی آن کار کنید، اما آنچه را که دارید باید اول کار کن

“ممکن است چیزهایی در این لیست بالا و پایین بروند یا به آن اضافه یا از آن حذف شوند. اشکالی ندارد! همه را ضبط کنید. این فهرست ساده شده وضوح را در زمانی که همه چیز به خصوص به هم ریخته می شود و اهداف درجه بالاتر را در ذهن نگه می دارد، ارائه می دهد. ولفسون اصرار دارد. در اینجا یک الگو است.

اگر OSR کمی پیچیده است، “It’s Only The Weeks When” Post-It بسیار ساده است که می توانید با یک نگاه آن را مرور کنید. نکته که هست. این فهرست از سه کاری که می‌خواهید در یک هفته مشخص به انجام برسانید، باید همه جا دنبال شما باشد و به آرامی (یا نه چندان ملایم) اولویت‌های کلیدی‌تان را به شما یادآوری کند. سپس، در پایان هفته، از کنترل فیزیکی آنها لذت می برید.

«در طول هفته، آن را جابه‌جا می‌کنم و در جاهای مختلف می‌چسبانم – در دفترچه یادداشتم در کنار فهرست کارهای روزانه‌ام، روی جلد نوت‌بوک، گوشه مانیتورم، پایین صفحه‌کلید، یا حتی روی آینه حمامم اگر با نزدیک شدن به آخر هفته واقعاً ناامید می شوم!» ولفسون گزارش می دهد. هیچ قالبی برای این مورد نیاز نیست.

دانستن اینکه روی چه چیزی باید کار کنید، تنها نیمی از کار است. همچنین برای انجام این کارها به انرژی و اعتماد به نفس نیاز دارید. اینجاست که دفترچه یادداشت «به آن چه به آن افتخار می کنم» وارد می شود.

این دقیقاً همان چیزی است که به نظر می رسد؛ مجموعه ای از چیزهایی که من به آنها افتخار می کنم. این یک لیست در حال اجرا و مجموعه ای از فرمت ها (عکس ها، ایمیل ها، پینگ ها، بازخوردها و غیره) بدون ساختار سازمانی واقعی است، اما به مرور زمان، ولفسون توضیح می‌دهد که به یک مجموعه داده خام خارق‌العاده برای چیزهایی که به شما انرژی می‌دهند و شما را وادار می‌کنند، تبدیل می‌شود.

این دفترچه موفقیت نه تنها به عنوان بسته انرژی شخصی شما عمل می کند، بلکه یک ابزار یادگیری نیز می باشد. ولفسون خاطرنشان می کند: “چیزهایی که به آنها افتخار می کنم با OSR کنار هم به من کمک می کند تا بفهمم چه کاری واقعاً مرا راضی می کند.” ممکن است فکر کنید خرد کردن اعداد مهم است یا کت و شلوار قوی شما، اما اگر هرگز به دفترچه یادداشت شما نمی رسد، می توانید مطمئن باشید که باز هم شادی شخصی برای شما به ارمغان نمی آورد. می توانید اسکرین شات از دفترچه یادداشت ولفسون را اینجا ببینید.

دانستن اینکه چه چیزی شما را شاد می کند مفید است، اما دانستن آنچه شما را بدبخت می کند نیز مفید است. به قول ولفسون، از این سند برای نوشتن «چیزهایی که به من بد می‌کنند» استفاده کنید.

او می نویسد: “می دانید این چیزها چیست – چیزهایی که باعث می شود شکم شما بچرخد یا ممکن است شما را وادار کند که بخواهید لپ تاپ خود را از پنجره بیرون بیندازید یا در بالش جیغ بکشید.” تنها کاری که باید انجام دهید این است که در مورد ضبط آنها صادق و کوشا باشید.

این فهرست از بدبختی‌ها نه تنها مکانی خصوصی برای از بین بردن احساسات منفی در اختیار شما قرار می‌دهد، بلکه به شما در شناسایی الگوها نیز کمک می‌کند. اگر همان جلسه، همکار یا نوع کار بارها و بارها ظاهر می شود، شاید لازم باشد برای جلوگیری از این درد در آینده اقدام کنید.

ولفسون توضیح می دهد: “این سند نیز نسبتاً ساده است. فهرستی از چیزهایی است که من یاد گرفته ام، معمولاً به شکل گلوله”. اینها می توانند جزئیات فنی (نحوه انجام کارها یا مکان یافتن آنها)، بینش در مورد همکاران (مثلاً آندریا مانند یک به روز رسانی نوشتاری هفتگی)، جزئیات شخصی (جان هفته آینده تولد دارد)، یا بینش خود (این نوع اگر اول صبح این کار را انجام دهم، کار خیلی بهتر می شود).

این یک ایده ساده است، اما ولفسون ادعا می کند که این سند ساده مزایای زیادی برای او به ارمغان آورده است. این به او کمک می کند تا جزئیات را به خاطر بسپارد، یک آرشیو قابل جستجو از درس های آموخته را فراهم می کند، و او را از آزار چندین بار همکاران با یک سوال نجات می دهد.