داشتن یک دستیار عالی یک تغییر بازی است. آنها می توانند چیزهای زیادی را از بشقاب شما حذف کنند و به شما این امکان را می دهند که روی موارد کمی تمرکز کنید که می توانند بیشترین ارزش را برای کسب و کار شما داشته باشند. آنها می توانند صندوق ایمیل شما را نظارت کنند، قرار ملاقات های شما را برنامه ریزی کنند، پروژه های شما را پیگیری کنند، با اعضای کلیدی تیم دور بزنند تا مطمئن شوند که ضرب الاجل ها رعایت شده است و خیلی چیزهای دیگر. پیدا کردن و آموزش یک دستیار خوب کاملاً ارزشش را دارد، اما اگر تجربه زیادی نداشته باشید، یادگیری نحوه واگذاری وظایف می تواند زمان بر باشد. و در حالی که برخی از برنامه های شخص ثالث عالی وجود دارد که به شما کمک می کند همه چیز را سازماندهی کنید، یادگیری و آموزش یک عضو جدید تیم نیز به زمان و انرژی نیاز دارد. بنابراین امروز می‌خواهم سه نکته را در مورد چگونگی صرفه‌جویی در زمان در هنگام واگذاری وظایف به دستیار یا یکی دیگر از اعضای تیم، در اکسل یا Google Sheets به اشتراک بگذارم.

اگر همه افراد در تیم شما لیست کارهای جداگانه ای داشته باشند، ممکن است سخت باشد که همه را در یک صفحه قرار دهید. فراموش کردن موارد کلیدی آسان است و هر کس روش متفاوتی برای اولویت بندی اهمیت خواهد داشت. داشتن یک لیست پروژه اصلی که در آن وظایف هر کس قرار دارد، راهی آسان و سریع برای قرار دادن همه در یک صفحه است. به دستیارتان اجازه دهید فهرست پروژه را در اختیار داشته باشد و از او بخواهید هر کاری را که انجام می دهد در لیست قرار دهد. و اگرچه ممکن است در ابتدا کمی احمقانه به نظر برسد که شامل کارهای کوچکی مانند چک کردن نامه یا پرداخت صورتحساب باشد، اگر دستیارتان به تعطیلات برود یا در هنگام بیماری مجبور به مرخصی شود، از داشتن این فهرست خوشحال خواهید شد. بنابراین، هنگام ایجاد لیست پروژه اصلی، در کنار اطلاعات بیش از حد اشتباه کنید.

اگر اتفاقات زیادی در یک زمان در حال انجام است، برگه‌ها یا فهرست‌های فرعی ایجاد کنید تا همه چیز درست بماند. این می تواند مانند پروژه های فعال، پروژه های بایگانی شده، پروژه های در حال انجام / تکراری، پروژه های فروشنده شخص ثالث و غیره باشد. در هر یک از این برگه‌ها، نام پروژه / کار، تاریخ تخصیص، تاریخ مقرر، سایر افراد درگیر (اعضای تیم / فروشندگان شخص ثالث) را خواهید داشت و من دوست دارم هر لیست را با اولویت دادن به هر یک از آنها بیشتر تجزیه کنم. آیتم های شماره یک مهم ترین وظایف لیست هستند، موارد شماره دو باید فقط زمانی انجام شوند که آیتم های شماره یک کامل شوند و موارد شماره سه تا زمانی که زمان اجازه می دهد انجام شوند. و در آخر، یک ستون یادداشت ها برای نگه داشتن تمام یادداشت های مربوط به پروژه. در هر زمان معین، باید بتوانید یک کار را جستجو کنید و ببینید در کجا ایستاده ایم و اقدامات انجام شده را ببینید. هدف از انجام این کار به حداقل رساندن تعداد جلسات و سؤالات پیش رو در مورد وظایف مختلفی است که در هر زمان انجام می دهید.

از رنگ برای برجسته کردن به روز رسانی های جدید در لیست اصلی خود استفاده کنید. می‌توانید از دستیارتان بخواهید همه به‌روزرسانی‌های خود را با رنگ قرمز بنویسد یا به‌روزرسانی‌های جدید را برجسته کند. وقتی برگه را مرور می کنید، می دانید که فقط به موارد جدید نگاه کنید. پس از خواندن به‌روزرسانی‌های جدید، می‌توانید رنگ را به سیاه و سفید تغییر دهید تا دفعه بعد که وارد لیست پروژه می‌شوید، فقط به‌روزرسانی‌های جدید دستیار خود را ببینید. اگر نیاز به برقراری ارتباط از طریق برگه دارید، می‌توانید یادداشت‌های خود را با رنگ مشخصی بنویسید تا دستیار شما بداند که پاسخی گذاشته‌اید. وقتی خواندن به‌روزرسانی تمام شد، می‌توانند رنگ را به سیاه و سفید نیز تغییر دهند.