مقاله نویس Inc.com، آلیسون گرین به سوالاتی در مورد مسائل مربوط به محل کار و مدیریت پاسخ می دهد – همه چیز از نحوه برخورد با یک رئیس مدیریت خرد نحوه صحبت کردن با یکی از اعضای تیم در مورد بوی بدن.

به نظر می‌رسد زنی که من مدیریت می‌کنم، “لوسیندا” در استرس تولید شده رشد می‌کند. معمول است که او برای من، هم تیمی هایش و حتی شرکای صنعتی، به خصوص در مواجهه با تغییرات یا زمان های شلوغ تر سال، خشمگین یا غرق شده باشد. چند تن از همکاران او به آزار خود از لوسیندا اشاره کرده اند که لوسیندا بداخلاق است، حجم کاری خود را بسیار سنگین تر از دیگران بازی می کند، یا نمایشگر بودن تا حد فریب است.

می توانم به صراحت بگویم که لوسیندا حجم کاری غیرقابل مدیریتی ندارد و در واقع انعطاف پذیری بسیار بیشتری نسبت به دیگران دارد.

در بررسی سالیانه او در سال گذشته، ما در مورد اینکه من نگران بودم که او “استرس روی آستین خود داشته باشد” صحبت کردیم، اما من همچنین گفتم که با توجه به کمبود کارکنان بخش او قابل درک است. در یک ماه بعد، من پرسیدم که آیا همه چیز خوب است زیرا همکاران گفتند که او کمی کوتاه است. او قصد داشت برای تعطیلات بیرون برود، بنابراین من گفتم امیدوارم بتواند آرامش داشته باشد و سرحال برگردد.

یک ماه پس از آن، ما دو بحث در مورد این موضوع داشتیم. اولین مورد، انتقال یک حادثه دراماتیک بین یکی دیگر از مدیران بخش و یک فروشنده بود. پس از بررسی بیشتر، این حادثه تقریباً همان فاجعه ای نبود که او نقل کرد. من به او گفتم که همه تمام تلاش خود را می کنند و به تصمیمات مدیر دیگر اعتماد کنند، حتی زمانی که دقیقاً آن چیزی نیست که او انجام می داد. بحث دوم ما در مورد مزاحمت او در طول آموزش کارکنان بود. من گفتم که رفتار او غیرقابل قبول است و او باید انعطاف پذیرتر باشد و تغییرات را با رهبری و حرفه ای بودن مدیریت کند. او قبول کرد که حرفه ای عمل نکرده و عذرخواهی کرد.

ما از آن زمان تا کنون گفتگوهای مرتبط با نگرش نداشته ایم، اما در نیمه راه شلوغ ترین دو ماه سال خود را پشت سر گذاشته ایم و همکاران او عصبانی هستند. من مطمئن نیستم که چگونه به طور موثر ارتباط برقرار کنم “برای شما جالب نیست که اغلب در انتهای طناب خود به نظر می رسید و باید کمتر ساینده باشید.”

من یاد گرفته ام که همیشه از مدیران بپرسم “چقدر در مورد اینکه او دقیقاً چه کاری انجام می دهد که باید متوقف شود واضح بودید؟” زیرا حداقل 75 درصد از مواقعی که من آن را می پرسم، معلوم می شود که مدیر فوق العاده صریح نبوده است، چه در مورد مشکل یا این واقعیت که یک موضوع جدی است.

پس بیایید نگاهی دقیق تر به بحث هایی که تا کنون داشته اید بیندازیم. در اول، شما گفتید رفتار او قابل درک است (و من انگیزه انجام این کار را دارم – شما امیدوار بودید که بتوانید آن را مهربان و حمایت کننده نگه دارید و او بتواند چهره خود را حفظ کند و پیام را بشنود و مشکل را حل کند). در مورد دوم، به نظر می‌رسد که شما عمدتاً او را تشویق کردید که در تعطیلات استراحت کند، و در سومین بازخوردی به او دادید که واقعاً با این مشکل مواجه نشد (شما فقط به او گفتید که به تصمیم‌های دیگران اعتماد کند). تا چهارمین مورد بود که شما واقعاً در مورد آن جدی صحبت کردید – اما حتی پس از آن، به نظر می‌رسد که او فکر می‌کرد که این موضوع مختص آن حادثه است و متوجه نشده بود که شما گسترده‌تر صحبت می‌کنید.

برای روشن شدن، احمقانه نیست که شما انتظار داشته باشید که او همچنان پیام این مکالمات را دریافت کند! بسیاری از کارمندان خواهند داشت. اما وقتی این مکالمات ملایم‌تر را انجام داده‌اید و این رفتار ادامه دارد، گام بعدی همیشه باید این باشد که دقیقاً در مورد آنچه باید تغییر کند، کاملاً شفاف شوید. در حالت ایده آل شما این کار را در مکالمه دوم انجام می دادید، اما اکنون برای انجام آن دیر نیست.

با او بنشین و این را بگو: “ما اخیراً چند بار در مورد کوتاهی شما با مردم یا بیش از حد منفی صحبت کرده ایم، اما رفتاری که من نگران آن بودم ادامه یافته است. به عنوان مثال، اخیرا (چند مثال اخیر را اینجا وارد کنید). این کار شما و دیگران را تحت تأثیر قرار می دهد، و من باید این را تحت کنترل داشته باشید.»

همچنین می‌توانید بپرسید، “آیا احساس می‌کنید که چیزهایی را که من در مورد آن صحبت می‌کنم می‌فهمید؟” اگر او کاملاً متوجه نشد، می‌خواهید اکنون آن را پیدا کنید، تا بتوانید مثال‌های بیشتری برای او بیاورید و مطمئن شوید که او در مورد آنچه باید تغییر کند روشن است.

قسمتی که در مورد او به عنوان غرق در مواجهه با موضوع متفاوتی است. آیا احساس خوبی دارید که آیا او واقعاً احساس غرق شدن می‌کند یا این فقط بخشی از دراماتیک بودن او است؟ اگر او واقعاً احساس می کند که غرق شده است و شما می دانید که نباید این کار را انجام دهد، ممکن است در واقع در شغل اشتباهی قرار داشته باشد. در این صورت، باید با او صادق باشید که حجم کار تغییر نخواهد کرد، ارزیابی شما این است که برای این موقعیت کاملاً منطقی است و هر دو باید بفهمید که آیا او می تواند از عهده آن برآید یا خیر. نه

اگر بیشتر مربوط به نمایشی بودن و شکایت اوست، پس چیزی شبیه به این بگویید: “اگر نگرانی هایی در مورد حجم کاری خود دارید، باید آن ها را پیش من بیاورید، از همکاران خود شکایت نکنید و قطعاً از شرکای صنعتی شکایت نکنید. که من حجم کار شما را بررسی کرده ام و بر اساس دانشی که از مدت زمان انجام این کار دارم، معتقدم منطقی است. اما اگر اوضاع برای شما قابل کنترل نیست، این چیزی است که من و شما باید در مورد آن صحبت کنیم و من به آن نیاز داریم. شما باید آن را با من مطرح کنید، نه با افراد دیگری که در موقعیتی نیستند که کاری در مورد آن انجام دهند. آیا می‌توانیم موافقت کنیم که در آینده، هر گونه نگرانی در مورد احساس کار بیش از حد را مستقیماً به من منتقل کنید تا بتوانیم آنها را با هم حل کنیم؟ به جای شکایت از دیگران؟”

پس از انجام این گفتگو، باید به دنبال بهبود فوری و پایدار باشید. انشالله که شما آن را ببینید. اما اگر مشکلات ادامه پیدا کرد، باید با آن به عنوان یک مشکل جدی عملکرد (که هم هست) برخورد کنید، از جمله اینکه آیا او فرد مناسبی برای این کار است یا خیر.