آیا اغلب از این که کارهای زیادی برای انجام دادن دارید و نمی توانید به همه آن ها برسید، احساس ناراحتی می کنید؟ آنا دیرمون کورنیک، مربی معتبر مدیریت زمان و رئیس انجمن در Clockwise، که نرم‌افزار مدیریت زمان را برای تیم‌ها می‌سازد، می‌گوید: این یک احساس بسیار رایج است. او می گوید، اما دلیل این احساس ممکن است آن چیزی نباشد که شما فکر می کنید. ممکن است به این دلیل نباشد که کار زیادی برای انجام دادن دارید. ممکن است به این دلیل باشد که شما موضوعات مهم مختلفی را در یک زمان برای تمرکز بر روی آنها دارید. او در مصاحبه‌ای با Inc.com می‌گوید: «همه این تغییر زمینه منجر به ازدحام می‌شود.

بدتر از آن، می تواند این توهم را ایجاد کند که هیچ کاری انجام نمی دهید. او می‌گوید: «ما به جای اینکه در یک زمینه پیشرفت زیادی داشته باشیم، اساساً در همه پروژه‌های خود یک اینچ پیشرفت داریم. “آنقدر کوچک است که از این واقعیت که پیشرفت عمده ای را مشاهده نمی کنید، ناامید می شوید، که به شما احساسات منفی در مورد پروژه ها می دهد، که باعث می شود نسبت به خودتان احساس بدی داشته باشید یا فکر کنید که به اندازه کافی خوب نیستید.”

ممکن است انتظار داشته باشید که یک مربی مدیریت زمان از محدود کردن تمرکز شما بر روی یک کار در یک زمان، حذف یا به تاخیر انداختن بقیه کارها حمایت کند. متأسفانه، زندگی واقعی به ندرت به این شکل کار می کند. Yشما احتمالاً کارمندان، مشتریان، همکاران و حتی اعضای خانواده دارید که باید بر اولویت های مختلف تمرکز کنید تا بتوانند به بهترین شکل ممکن عمل کنند.. او می گوید: «وقتی با یک تیم کار می کنید، زمان یک منبع مشترک است.

اگر در تغییر زمینه به عنوان یک واقعیت زندگی گیر کرده اید، چه کاری می توانید انجام دهید تا سرکوب را کاهش دهید؟ در اینجا توصیه های ضد شهودی او است.

کورنیک می‌گوید: «من متوجه می‌شوم که بسیاری از افرادی که احساس خستگی می‌کنند، غرق شده‌اند، زیرا تصویری از همه چیزهایی که در حال حاضر مدیریت می‌کنند ندارند. بنابراین وقتی زمان اولویت‌بندی و تصمیم‌گیری در مورد کارهای بعدی فرا می‌رسد، نمی‌توانند انتخاب کنند زیرا تصویری از منوی کامل ندارند.

بنابراین با اطمینان از اینکه فهرستی واضح از تمام پروژه‌ها و کارهای فعال فعلی خود، چه در زندگی کاری و چه در زندگی شخصی، و اینکه لیست جایی است که به راحتی می‌توانید آن را ببینید، شروع کنید. به عنوان مثال، کورنیک یک تخته سفید به طور برجسته در دفتر خود دارد که تمام پروژه های کاری و پروژه های شخصی او روی آن قرار دارد. او می‌گوید: «داشتن این بصری شما را قادر می‌سازد تا در پایان روز یک حرکت ذهنی انجام دهید. از خود بپرسید که وضعیت هر کدام چیست، چه چیزی در اولویت قرار دارد و چه چیزی را پشت سر گذاشته است.

با لیستی که پیش روی شماست، می‌توانید ببینید کدام پروژه‌ها را ممکن است بتوانید متوقف کنید، و کدام‌ها را نمی‌توانید انجام دهید، زیرا آنها به ضرب‌الاجل شخص دیگری وابسته هستند یا مهلت شخص دیگری به آنها بستگی دارد. همچنین می‌توانید ببینید که کدام تعهدات “خوب است” اما ضروری نیستند. او می‌گوید: «این جایی است که ما به مواردی مانند تعهدات داوطلبانه و تعهدات در جنبه شخصی نگاه می‌کنیم. “و سپس ما به دنبال راه هایی برای عقب نشینی مؤدبانه و تخلیه چیزها هستیم. باید ببینیم که کجا می توانیم بی رحم باشیم و از چیزها فاصله بگیریم، و در مورد چیزهایی که نمی توانید از آنها دور شوید، می توانید کمک بخواهید؟”

کورنیک می گوید که انجام این کار می تواند بسیار دشوار باشد. ما اغلب نسبت به گرفتن تصمیمات بزرگ و گفتن این که یک پروژه مهمتر از پروژه دیگر است بسیار بی میل هستیم، زیرا انتخاب به این معنی است که ما باید همه چیز را در یک پروژه انجام دهیم و به این معنی است که نمی توانیم زمان زیادی را در جای دیگری صرف کنیم و ما دوست داریم باور کنیم که برای همه چیز وقت کافی داریم.”

او می گوید که به همین دلیل است که تهیه یک لیست رتبه بندی شده از پروژه ها و اولویت های خود بسیار چالش برانگیز و بسیار ارزشمند است. “بنابراین شما آن خط واضحی را در شن و ماسه دارید که برای خود ترسیم کرده اید تا هر لحظه را بدانید، اگر باید تصمیم بگیرید که روی چه چیزی تمرکز کنید – لیست شما وجود دارد. شما آن را درست در همان جا دریافت کرده اید.”

کورنیک می‌گوید: «طراحی یک هفته ایده‌آل ایجاد الگویی برای نحوه گذراندن وقت خود در هفته است. قرار نیست که بی نقص باشید، و قرار نیست معیاری برای سنجش میزان خوبی شما باشد. این یک ابزار تصمیم گیری است تا بتوانید در یک هفته ایده آل تصمیم بگیرید که بهینه ترین روشی است که می خواهید بگذرانید. زمان خود را؟ “

او می‌گوید: با پر کردن آیتم‌های بزرگی شروع کنید که بر اساس مهلت مقرر نیستند، اما به شما کمک می‌کنند بهترین عملکرد را داشته باشید. اینها می توانند مواردی مانند ورزش، اطمینان از استراحت و شارژ مجدد، و همچنین روتین صبحگاهی، برنامه روتین پایان روز و برنامه ریزی برای روز بعد باشند. به محض اینکه آن‌ها درست شدند، جلسات هفتگی یا تعهداتی را که ممکن است داشته باشید اضافه کنید.

وقتی همه چیز در هفته ایده‌آل شما باشد، می‌توانید ببینید چقدر زمان برای کارهایی مانند کار روی پروژه‌های بزرگ، برقراری تماس‌های تلفنی، برنامه‌ها و غیره باقی مانده است. او می‌گوید: «ما فقط می‌توانیم حدود چهار ساعت واقعی بهره‌وری در روز برای کار متمرکز داشته باشیم، قبل از اینکه خسته شویم. برای بسیاری از ما، این کار تقریباً دو ساعت در صبح و یک ساعت دیگر در بعد از ظهر انجام می شود. از آنجایی که اکثر ما صبح‌ها بیشترین تمرکز را داریم، او پیشنهاد می‌کند بخش کاری صبح خود را به کارهای متمرکز مانند نوشتن و بعدازظهر را به جلسات اختصاص دهید. او می‌گوید: «این واقعاً با بزرگ‌نمایی و دیدن مهم‌ترین آیتم‌ها شروع می‌شود، ابتدا آنها را قرار می‌دهیم و سپس هفته خود را برای حمایت از آن‌ها طراحی می‌کنیم.