مقاله نویس Inc.com، آلیسون گرین به سوالاتی در مورد مسائل مربوط به محل کار و مدیریت پاسخ می دهد – همه چیز از نحوه برخورد با یک رئیس مدیریت خرد نحوه صحبت کردن با یکی از اعضای تیم در مورد بوی بدن.

در اینجا خلاصه ای از پاسخ به چهار سوال از خوانندگان است.

1. در پاسخ به «متاسفم» کارمندان چه باید گفت

من کارمندان را در شغلی مدیریت می کنم که رسیدن به موقع برای پوشش شیفت واقعاً مهم است. وقتی کارمندانم بدون اطلاع قبلی دیر سر کار می آیند، بیشتر اوقات با یک جمله ساده عذرخواهی می کنند: «ببخشید دیر آمدم». من درگیر این هستم که چگونه به طور خلاصه پاسخ دهم، وقتی که یک نشست رسمی لازم نیست. اگر کسی 15 دقیقه به شیفت خود تاخیر داشته باشد و قبلاً دیر نکرده باشد، وقتی وارد می شود و می گوید “ببخشید که دیر آمدم” نمی خواهم بگویم “اشکالی ندارد” زیرا واقعاً خوب نیست – آنها باید به موقع حاضر شوند. اما من نمی خواهم در مورد اولین یا حتی دومین تخلف جزئی آنها سخنرانی کنم.

وقتی کسی می‌گوید «متاسفم» و «خوب نیست»، اما می‌خواهید بگویید که او می‌داند اشتباه کرده است، بهترین حرف برای گفتن چیست؟

با چیزی شبیه به 15 دقیقه تاخیر، من طرفدار “همه چی خوبه؟” هستم. این نشان می دهد که تأخیر کافی است تا شما را نگران کند، اما بدون اینکه آن را به یک مکالمه جدی و بزرگ بیش از 15 دقیقه تبدیل کنید.

البته، اگر چندین بار اتفاق بیفتد، باید گفت‌وگوی جدی‌تری داشته باشید (با فرض اینکه وقت‌شناسی واقعاً در مشاغل آن‌ها اهمیت دارد؛ در مشاغل دیگر ۱۵ دقیقه ممکن است مشکل بزرگی نباشد). اما برای چیزی که جزئی است و الگو نیست، “همه چیز خوب است؟” تصدیق می کند که آنها انسانی هستند که ممکن است به سادگی با بسیاری از راه هایی که زندگی ممکن است اشتباه پیش برود دست و پنجه نرم کند.

2. آیا اشکالی ندارد که کارمندانم مرا به محل کار ببرند و برگردند؟

من فقط حرکت کردم. تصادفاً یکی از کارمندان من در همان نزدیکی زندگی می کند، بنابراین برای صرفه جویی در زمان با او به دفتر می روم. به همین ترتیب، پس از بازگشت، یکی از کارمندان دیگر من را نیمه راه به سمت خانه ام رها کرد. این باعث صرفه جویی در انرژی و زمان من می شود، زیرا من بسیار دور از دفتر زندگی می کنم.

این برداشتن و انداختن در خانه به هیچ وجه به عینیت من لطمه نمی زند و من با آنها بسیار حرفه ای رفتار می کنم. اما آیا گرفتن این نوع لطف کوچک از کارمندان اشکالی ندارد؟

من این کار را به عنوان یک کار معمولی انجام نمی دهم.

اگر سواری‌ها بسیار گاه به گاه بودند و کارمندان شما این پیشنهاد را ارائه کردند، مطمئناً خوب است. اما اینکه آن را به صورت ثابت قرار دهید، سوء استفاده از قدرت شما است. از آنجایی که شما رئیس آنها هستید، آنها کمتر احساس راحتی می کنند که به شما بگویند که نمی خواهند به رانندگی شما ادامه دهند. و شما در حال ایجاد موقعیتی هستید که در آن آنها بسیار بیشتر از دیگران با شما وقت رودررو می کنند، و سایر کارمندان شما ممکن است تصور کنند که طرفداری در آنجا وجود دارد، حتی اگر وجود نداشته باشد.

من متوجه شدم که این رفت و آمد راحت تری برای شما است، اما نمی توانید اجازه دهید که تعهدات شما به عنوان یک مدیر را نادیده بگیرد.

3. همکار من عاشق جلسات و اصطلاحات است

من در چهار ماه گذشته با جین کار کرده ام. ما همسالان هستیم و او مانند یک فرد دوست داشتنی به نظر می رسد که مهارت زیادی در بازسازی تیم های در حال مبارزه در بخش ما نشان داده است. با این حال، او سعی می کند تجربه خود را با استفاده از مقدار بیش از حد اصطلاحات و کلمات اختصاری نشان دهد. ما در صنعتی کار می کنیم که مملو از اصطلاحات فنی است، اما او در واقع با قرض گرفتن اصطلاحات تخصصی از سایر زمینه ها و استفاده از آنها در ارتباطات روزمره به این صنعت می افزاید. هیچ کس دیگری در دفتر ما این کار را انجام نمی دهد. اسناد مکتوب او به دلیل تمام کلمات اختصاری و اصطلاحات تخصصی بسیار نامشخص است.

او همچنین عاشق جلسات است و از هر فرصتی برای برنامه ریزی جلسات یک ساعته استفاده می کند. جلسات او بسیار رسمی و کنترل شده است، اما نه به گونه ای که استفاده مناسب از زمان باشد. برای مثال، اگر در طول جلسه جزوه ای نوشته شده باشد، جین ممکن است با صدای بلند، کلمه به کلمه آن را بخواند، حتی اگر همه یک کپی داشته باشند.

من ترجیح می دهم در صورت امکان از زبانی واضح و حرفه ای استفاده کنم و سعی می کنم دفعات و مدت جلساتی را که برنامه ریزی می کنم و در آن شرکت می کنم محدود کنم. من این تصور را دارم که جین فکر می‌کند من (و بسیاری از هم تیمی‌هایمان) باید همان‌قدر رسمی و «حرفه‌ای» باشیم که او تلاش می‌کند، اما به نظر من کمی توهین‌آمیز به نظر می‌رسد. آیا من مسخره می شوم که اجازه می دهم رسمی بودن او اینقدر مرا آزار دهد؟ من فکر کرده ام که آیا باید یک گفتگوی معمولی با او در مورد آن داشته باشم، اما شاید او در اینجا حق دارد.

به نظر نمی رسد که مسخره می کنید. عادات کاری جین به طور قانونی آزاردهنده به نظر می رسد، به ویژه استفاده بیش از حد از جلسات و خواندن وحشتناک مطالب نوشتاری کلمه به کلمه.

گفته می‌شود، به‌عنوان یک همسال، لازم نیست برای ارائه بازخورد به او در مورد برخی از این موارد، مانند اصطلاحات تخصصی و نوشته‌های بد، ایستادگی کنید، مگر اینکه مسئولیت ویرایش اسناد او را بر عهده بگیرید.

اما به عنوان یک همتا، باید بایستید تا در برابر همه جلسات عقب نشینی کنید. خوب است که بگویید، “فکر نمی کنم ما برای این کار نیازی به جلسه داشته باشیم؛ حالا فقط پنج دقیقه وقت بگذاریم و آن را هش کنیم” یا “فقط یک ایمیل ارسال می کنم و مردم می توانند اگر سوالی داشتند به من اطلاع دهند. ” همان چیزی که در مورد “من فکر نمی کنم ما واقعاً به یک ساعت برای این کار نیاز داشته باشیم. فردا بعدازظهر می توانم 30 دقیقه انجام دهم – آیا این کار می کند؟” و در جلساتی که با طناب وارد می شوید، اگر شروع به تلف کردن وقت مردم کرد، صحبت کنید! می توانید بگویید، “از آنجایی که همه ما یک نسخه از این را داریم و می دانم که همه ما مشغول هستیم، نه اینکه آن را با هم بخوانیم، آیا همه می خواهند به دو سوال انتهای سند بپرند؟” (احتمال زیادی وجود دارد که فوراً از سایرین در آنجا موافقت کنید.) به عبارت دیگر، با بسیاری از این موارد، خود را در رحمت جین نبینید. شما می توانید خود را به او نشان دهید

4. اقامه نماز به همکار

معاون اداری دفتر من در حال حاضر در حال ملاقات با خانواده اش است و درست در مسیر طوفان قرار دارد. همه ما برای او بسیار نگران هستیم و او ترس خود را در کانال Slack ما ابراز کرده است. آیا به نظر شما اشکالی ندارد که به او پیام بدهم و به او بگویم که برای او و خانواده اش دعا می کنم؟ من معمولاً دین را وارد محل کار نمی‌کنم، اما این موقعیتی است که واقعاً هیچ کاری نمی‌توانم برای کمک به او از بسیاری از ایالت‌ها انجام دهم. من نمی خواهم تجاوز کنم یا او را ناراحت کنم. آیا باید به جای آن پیام «به تو و خانواده‌ات فکر می‌کنم» را انتخاب کنم؟

اگر مطمئن نیستید که او از ذکر دعا قدردانی می کند، من به “فکر شما و خانواده تان” می پردازم. بسیاری از مردم حتی برای افراد غیرمذهبی از دعا کردن برایشان بدشان نمی آید، اما کافی است از آن اجتناب کنید – به خصوص در شرایط کاری – مگر اینکه بدانید مورد استقبال قرار می گیرد.