تغییر سخت است، اما اگر انتظارات و نگرش خود را نسبت به تغییر به طور کلی بهتر مدیریت کنیم، لازم نیست. به هر حال، تغییر یک امر ثابت اجتناب ناپذیر است، و بخشی از ایجاد ذهنیت برای پذیرش تغییر به نحوه آماده سازی و انتقال آن تغییرات بستگی دارد.

در محل کار، اصطلاح رسمی برای پرداختن به تغییر از طریق فرآیندی به نام مدیریت تغییر سازمانی است که در آن روش‌ها و استراتژی‌ها برای کمک به تشویق کارکنان به پذیرش و پذیرش تغییرات به کار گرفته می‌شوند.

ایجاد تغییرات بزرگ سازمانی می تواند دشوار باشد، اگر به طور کامل فکر نشده و عمداً طراحی نشده باشند. در طول حرفه‌ام، برخی از بهترین و بدترین فرآیندهای مدیریت تغییر را دیده‌ام. در زیر برخی از ملاحظات کلیدی وجود دارد که در هنگام معرفی تغییرات سازمانی باید در نظر گرفته شوند:

قبل از شروع یک تلاش مدیریت تغییر، باید یک چشم انداز ثابت و یک برنامه اجرایی داشته باشید. در غیر این صورت، سخت خواهد بود که از مردم بخواهیم تغییر کنند، در حالی که آنها حتی نمی دانند برنامه یا تغییر چیست. طرحی با چشم‌انداز روشن که توضیح می‌دهد کجا هستید، کجا می‌روید، و مهم‌تر از همه، معنای آن برای شرکت‌کنندگانی که تحت تأثیر این تغییر قرار گرفته‌اند، برای رسیدن به درستی ضروری است.

در ارائه طرح و چشم انداز، از داده ها استفاده کنید و داستانی را برای کمک به تبلور کامل بینش بیان کنید.

موفقیت یک فرآیند تغییر سازمانی اغلب به این بستگی دارد که با چه کسی پیام خود را شروع می کنید. به عنوان رهبر، شما می خواهید از طرف سهامداران کلیدی خود در مورد برنامه و چشم انداز، سرمایه گذاری و همچنین ورودی دریافت کنید. با شروع با مخاطبان مناسب، رهبران می توانند از همان ابتدا به همسویی استراتژیک دست یابند و سپس آن را در سازمان بالا و پایین کنند.

علاوه بر خرید، می‌توانید به هم‌ترازی دست پیدا کنید و ورودی‌های مهم را جمع‌آوری کنید که ممکن است به کادربندی پیام‌های تغییر کمک کند. خرید زودهنگام می تواند به کاهش خطاهای ناخواسته و سایر پیامدهای ناخواسته بعدی، مانند کاهش روحیه کارکنان یا از دست دادن اعتبار رهبری کمک کند.

یکی از مهمترین جنبه های مدیریت تغییر سازمانی، مدیریت انتظارات است. این پایه است: خیلی اوقات برنامه‌ها تنظیم می‌شوند و جدول‌های زمانی به آن متعهد می‌شوند، اما رهبران به کسانی که تحت تأثیر قرار می‌گیرند درک روشنی از اتفاق بعدی نمی‌دهند.

بسته به پیچیدگی تغییر سازمانی و میزان احساس تغییر ممکن است برای افراد تحت تأثیر، مدیریت انتظارات از اهمیت بالایی برخوردار باشد. مدیریت انتظارات به این بستگی دارد که مردم بدانند چه چیزی قرار است اتفاق بیفتد یا نه.

تله‌ای که برخی از رهبران ایجاد می‌کنند این است که پیام را شکرگزاری می‌کنند و درگیر بحث دوگانه هستند. مردم سزاوار احترام هستند و صمیمیت با مردم نوعی توجه حرفه ای و نجابت است.

یکی دیگر از جنبه های مهم مدیریت تغییرات سازمانی، تشخیص این موضوع است که مخاطبان مختلف ممکن است به اطلاعات متفاوتی نیاز داشته باشند. سطح صحیح اطلاعات کلیدی است. اطلاعات بیش از حد ممکن است غلبه کند، در حالی که خیلی کم ممکن است باعث تنش غیر ضروری شود. مخاطبان خود را مشخص کنید و چه کسی باید بداند چه زمانی و چه زمانی.

هنگام ارسال پیام، داشتن پیام رسان مناسب بسیار مهم است – شخصی که مورد اعتماد باشد، دارای مقامی باشد و بتواند به عنوان یک پیام رسان موثر به رهبری تغییر کمک کند. می‌توانم به دفعات بی‌شماری فکر کنم که پیام‌رسان اشتباهی انتخاب شد و آنها نتوانستند به طور مؤثر لحظه‌ای را برآورده کنند، که تلاش‌های تغییر سازمانی را تضعیف کرد. وقتی پیام رسان قابل قبول نباشد، کل پیام را می توان صرفاً به دلیل بیزاری از ارائه دهنده تخفیف داد.

و در مواقعی، پیام رسان های متعددی برای چندین مخاطب وجود دارد. به عنوان یک رهبر، به همه افراد تیم که اعتبار لازم را دارند فکر کنید و از رهبری آنها برای انتقال پیام استفاده کنید. اغلب، مردم از این فرصت برای شنیدن سخنان رهبران دیگر استقبال می کنند.

برخی از پیام‌ها تکرار می‌شوند، بنابراین تغییرات پیچیده سازمانی معمولاً به کانال‌های متعددی نیاز دارند که از طریق آنها ارتباط برقرار شود و سپس پیام تکرار شود. شما نمی توانید انتظار داشته باشید که همه مخاطبان بار اول، دوم یا حتی سوم پیام را بشنوند یا ببینند.