با تمام احترامی که برای برنامه هایی که سعی در جایگزینی ایمیل دارند، ایمیل راه به جایی نمی برد. با این اوصاف، مردم ایمیل‌های بیشتری دریافت می‌کنند و به سختی می‌توانند در صندوق ورودی خود متمایز شوند، که در نتیجه به شما پاسخ نمی‌دهند.

کارهایی وجود دارد که می توانید انجام دهید تا شانس خود را برای دریافت پاسخ افزایش دهید.

اگر از شما بپرسم که موضوع ایمیل چیست، چه می گویید؟ اگر در حال خواندن این مطلب در Inc.com هستید، به احتمال زیاد کمی در مورد تجارت می دانید. اما وقتی این سوال را از مردم می‌پرسم، بسیاری پاسخ می‌دهند که موضوعی برای خلاصه کردن ایمیل است. مسخره است.

اگر ایمیل را در موضوع خود خلاصه کنید، من انگیزه ای برای باز کردن آن ندارم. موضوع برای اذیت کردن گیرنده وجود دارد و امیدواریم که آنها ایمیل شما را باز کنند.

به این ترتیب، یک موضوع شبیه به یک شعار است. “فقط انجامش بده” به من نمی گوید که نایک چه کار می کند، فقط مرا تشویق می کند که بگویم “بیشتر به من بگو.” این هدف یک موضوع است; تا مرا وادار کند که بگویم “بیشتر به من بگو”، که منجر به باز کردن ایمیل شما می شود.

این یک حیوان خانگی بزرگ من است. اگر حوصله ندارید چک کنید که فونت‌هایتان یکسان هستند و قالب‌بندی‌تان درست است، من نمی‌توانم حوصله پاسخ دادن به ایمیل شما را نداشته باشم.

اغلب، افراد از یک الگوی ایمیل استفاده می کنند و به سادگی نام شخص را در قالب قرار می دهند. این باعث می شود نام و بقیه ایمیل ها متفاوت و ناسازگار به نظر برسند.

یک راه خوب برای اطمینان از یکسان بودن تمام فونت‌هایتان این است که تمام متن ایمیل را کپی کنید و در برنامه دیگری مانند یادداشت‌ها یا توییتر جای‌گذاری کنید (توییت را نزنید!) و سپس آن را در ایمیل کپی کنید. این برنامه اغلب از شر فونت های ناسازگار خلاص می شود.

اگر ساعت 4 صبح به من ایمیل بفرستید و من در صندوق ورودی معمولی خود پر از ایمیل بیدار شوم، شانس پاسخگویی سریع یا حتی اصلاً کاهش می یابد.

این نشانه یک موضوع گسترده تر است. هنگام برقراری ارتباط، به نیازهای خود فکر نکنید، بلکه به نیازهای گیرنده فکر کنید.

ممکن است برای شما ساعت 7 باشد، اما شخصی که برایش ایمیل می فرستید منطقه زمانی دیگری است و برای او ساعت 4 صبح است.

قبل از اینکه وارد ایمیل طولانی خود شوید (ایمیل های طولانی ارسال نکنید)، به وضوح بیان کنید که موضوع ایمیل چیست – آنچه را که می خواهید – از همان ابتدا.

به عنوان مثال، قبل از شروع راه اندازی استارتاپ خود، ایمیل را با «هی، هیلل، می‌خواستم از شما برای بازاریابی کمک بخواهم/معرفی سرمایه‌گذاران/کمک به انتشار مطبوعات» شروع کنید.

با بیان درخواست خود در ابتدا، دو چیز را انجام می دهید. اولین مورد این است که اکنون که گیرنده دارای زمینه است، درک بقیه ایمیل آسانتر است. دوم این است که اگر طرف مقابل نتواند به شما در آنچه می‌خواهید کمک کند، در وقت صرفه‌جویی می‌کند.

هیچ دلیلی وجود ندارد که شخصی ایمیل های طولانی شما را بخواند تا در پایان متوجه شود که کل ایمیل کاملاً بی ربط است. مراقب زمان مردم باشید

ایمیل را به روشی باز پایان ندهید. آن را به گونه ای پایان دهید که به گیرنده یک راه آسان برای پاسخ دادن بدهد.

بنابراین، به عنوان مثال، می توانید ایمیل را با “خب چه می گویی؟ اجازه می دهم شما را معرفی کنم؟” پایان دهید. یا “زیر را ببینید. آیا این ابتکار عملی برای شماست؟” یا حتی “آیا این برای شما منطقی است؟”

به شخص راه آسانی برای پاسخ دادن بدون نوشتن ایمیل طولانی ارائه دهید.