بر اساس گزارش مجمع جهانی اقتصاد، «تعداد کارمندانی که به طور دائم از راه دور در سراسر جهان کار می کنند قرار است در سال 2021 دو برابر شود و از 16.4 درصد به 34.4 درصد افزایش یابد. تکنولوژی راه را هموار کرده است که منجر به افزایش محبوبیت Zoom شده است. زوم پربارترین اپلیکیشن آیفون و آیپد در سال 2020 بود که اینستاگرام و یوتیوب را پشت سر گذاشت. ارائه‌دهندگان بزرگ نرم‌افزار به سرعت به این موضوع دست یافتند، و امروزه شرکت‌ها گزینه‌های متعددی برای چت ویدیویی دارند، از جمله تیم‌های مایکروسافت، Google Meet، Cisco WebEx، GoToMeeting و Slack.

کارمندان در حال ارزیابی مجدد نیاز به بازگشت به دفتر هستند. در گزارش سالانه خود، بافر بیش از 2300 کارگر دورکار را مورد بررسی قرار داد و دریافت که 97.6 درصد از پاسخ دهندگان به این سوال پاسخ دادند که “آیا دوست دارید حداقل برخی اوقات برای بقیه شغل خود از راه دور کار کنید؟” انعطاف پذیری محرک اصلی این پاسخ است. چالش‌ها نیز واضح هستند، به طوری که 27 درصد از کارگران راه دور «نتوانی از برق را از برق جدا کنند» به‌عنوان بزرگ‌ترین مبارزه خود نام می‌برند و به دنبال آن مشکلات همکاری و تنهایی (هر کدام 16 درصد).

کسب و کارها این واقعیت جدید را می شناسند، اما در حال حاضر بازار املاک و مستغلات ایالات متحده را خراب نمی کند. لس آنجلس تایمز، در یک شماره ویژه در مورد آینده کاری به نام C-Suite، نظرسنجی را منتشر کرد که نشان می‌دهد تقریباً 72 درصد از پاسخ‌دهندگان اجرایی گفتند که سازمان‌های آن‌ها “هیچ برنامه‌ای برای کاهش ردپای دفتر خود در 12 ماه آینده ندارند.” بخشی از آن به واقعیت اجاره‌های بلندمدت و عدم تمایل مالکان به مذاکره مجدد مرتبط است.

به محض جلوگیری از فاجعه ای که شبکه برق را قطع می کند، جلسات آنلاین بخش مهمی از تجارت باقی خواهند ماند. در اینجا پنج روند برای پیش بینی در سال 2022 و کارهایی که می توانید برای آمادگی انجام دهید آورده شده است:

کار از راه دور چالش فعال کردن آزادی های فناوری اطلاعات را تشدید می کند و در عین حال اقدامات احتیاطی امنیتی را تضمین می کند. در ماه ژوئن، Hysolate گزارشی در مورد “پارادوکس امنیتی سازمانی” منتشر کرد. در حالی که تقریباً 93 درصد از کارمندان اعتراف کردند که به طور منظم بر روی محدودیت های فناوری اطلاعات کار می کنند، متخصصان فناوری اطلاعات که مورد بررسی قرار گرفتند معتقد بودند که تنها 23 درصد «بیشتر اوقات» محدودیت ها را کنار می گذارند. دلایل این رفتار شامل خط‌مشی‌هایی است که دسترسی به وب‌سایت‌های خاص را محدود می‌کند، و همچنین کار با شرکای تجاری قانونی که اشتراک‌گذاری فایل یا ابزارهای همکاری آنلاین را ممنوع می‌کنند.

چگونه این خطر را در شرایط فردی و گروهی کاهش می دهید؟ با برگزاری جلسات و رویدادهای بیشتری که به صورت آنلاین برگزار می شود، شرکت ها به طور فزاینده ای روی پلتفرم های بهترین روش سرمایه گذاری می کنند که هدفشان ارائه بالاترین سطح امنیت است. آنهایی را در نظر بگیرید که گواهینامه‌های FedRAMP، FISMA و/یا SOC 2 را کسب کرده‌اند، یا در حال کار روی آن هستند تا اطمینان حاصل کنید که قابلیت‌های کنفرانس ویدیویی آنها به شدت از داده‌ها محافظت می‌کند.

در کنار پذیرش یک مدل امنیتی با اعتماد صفر، «معماری که در آن هر دستگاه، برنامه و کاربر باید به طور جداگانه تأیید و بر اساس منبعی که به آن دسترسی دارد تأیید شود»، همانطور که توسط ComputerWorld توضیح داده شده است، شرکت‌ها همچنین باید مطمئن شوند که هر کارمندی آن را می‌داند. قوانین امنیت سایبری، آموزش کارکنان در مورد شناسایی یک حمله سایبری، به روز نگه داشتن نرم افزار و نیاز به تغییر منظم رمز عبور، و اتخاذ اقداماتی برای محافظت از اطلاعات حساس مشتری و فروشنده.

در حالی که به ریسک‌ها رسیدگی می‌کنند، شرکت‌ها راه‌حل‌های ملاقات آسان‌تری را انتخاب می‌کنند. یک مطالعه توسط گروه تحقیقاتی Synergy نشان داد که ابزارهای آنلاین از 64٪ تا 36٪ سهم بازار از برنامه های قدیمی پیشی گرفته اند. ارتباطات مبتنی بر ابر راحتی بیشتری را برای کار با موبایل فراهم می‌کند، عملکرد پایگاه داده را برای آپلود و دسترسی به فایل‌ها در بر می‌گیرد، و امکان به‌روزرسانی کارهای بلادرنگ را فراهم می‌کند، در حالی که یک هاب متمرکز برای ارتباط بین کارمندان اداری و راه دور ارائه می‌دهد.

با انتخاب بهترین نرم افزار ارتباطی مبتنی بر ابر با توجه به آنچه باید به اشتراک بگذارید و عملکرد ایمن آن در هر دستگاهی، اعم از تلفن همراه، تبلت، لپ تاپ یا دسکتاپ، همکاری آسان را تشویق کنید.

طبق نظرسنجی اخیر LA Times، “اکثریت قاطع مدیران تجاری می گویند که شرکت های آنها در حال حاضر از ترکیب ترکیبی کار از راه دور و در محل استفاده می کنند.” از نظر روان‌شناختی، کارفرمایان باید به کارمندان مشارکت مساوی در این نوع قالب بدهند، چه آن دسته از شخصیت‌هایی که درگیر شدن در دفتر را ترجیح می‌دهند و چه آنهایی که با تنهایی کار از راه دور بهتر عمل می‌کنند.

با توجه به اینکه انتظار می‌رود بازار ویدئوکنفرانس در سال 2022 به 9.7 میلیارد دلار افزایش یابد، 90 درصد از کسب‌وکارهای آمریکای شمالی احتمالاً هزینه بیشتری را برای یک مدل کاری ترکیبی خرج می‌کنند. برای حیاتی کردن جلسات، روندی را در نظر بگیرید که به طور پیوسته از سرگرمی به تجارت در حال گسترش است. برای جذاب‌تر کردن جلسات، روی فناوری واقعیت افزوده سرمایه‌گذاری کنید، یا با هدست‌های واقعیت مجازی که توهم باورپذیر اشتراک‌گذاری در یک اتاق را ایجاد می‌کنند، یک قدم فراتر بروید.

بیایید صادق باشیم: بیشتر جلسات، چه حضوری و چه آنلاین، زمان زیادی را تلف می کنند. امروزه کارمندان در همه جا پراکنده شده اند: در دفتر، در خانه، سفر برای جلسات، زندگی در مکان های دوردست در سراسر جهان. با توجه به اینکه افرادی که در چندین منطقه زمانی کار می کنند، به خصوص، کارفرمایان بیشتری مزایای ارتباط ناهمزمان را تشخیص می دهند: کاری که در زمان های مختلف انجام می شود (یعنی نه با هم در یک تماس ویدیویی).

به گفته بافر، نزدیک به 70 درصد از پاسخ دهندگان گفتند که شرکت های آنها ارتباطات ناهمزمان را برای افزایش بهره وری و رضایت شغلی تشویق می کنند. شرکت‌کنندگان فرصت‌های بیشتری برای تعامل، با انعطاف‌پذیری بیشتر برای هضم داده‌ها و پاسخ‌دهی در پارامترهای مورد توافق پیدا کردند. اگر برنامه دفتر شما توسط ارتباطات گروهی سنگین شده است، یک ارتباط همگام را امتحان کنید تا حتی یک جلسه منظم هفتگی را جایگزین کنید و انتظارات را برای پاسخ های شرکت کنندگان در یک ضرب الاجل مشخص، چه یک روز یا یک هفته، تعیین کنید.

هرچه شرکت، سازمان یا مخاطب شما جهانی‌تر باشد، برگزاری جلسات و رویدادهایی فراگیرتر است، جلساتی که همه بتوانند به زبان خود گوش دهند و شرکت کنند. اجازه ندهید زبان مانع باشد. هوش مصنوعی مانند یک مترجم آموزش دیده توانایی درک ظرایف کلامی و زبان بدن را ندارد.