در طول 25 سال گذشته، من به هزاران صاحب کسب و کار کمک کرده ام تا کسب و کار خود را توسعه دهند و سیستم هایی بسازند که به کسب و کارشان اجازه می دهد حتی زمانی که در دفتر نیستند، پیشرفت کنند. و یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای دستیابی به این نوع رشد، ایجاد و پیاده‌سازی سیستم‌های تجاری جهانی یا به اختصار UBS است. اینها اسناد دائماً در حال تغییری هستند که موارد خاصی را در کسب و کار شما، نحوه انجام آنها، منابع مورد نیاز و توجه داشته باشید که در صورت نیاز به اطلاعات اضافی یا نیاز به بستن حلقه در مورد کار مورد نظر، با چه کسی تماس بگیرید.

هدف کلی این است که سندی داشته باشید که به هر کسی در تیم شما اجازه دهد منابع لازم را برای انجام هر کار مشخصی در شرکت شما فراهم کند، که زمانی که کارکنان کوتاهی دارید یا یکی از اعضای تیم را در تعطیلات یا مرخصی طولانی‌مدت بیرون می‌آورید، مزیت بزرگی است. اکنون نحوه مستندسازی منابع و مراحل برای یک کار خاص بسته به خود کار متفاوت است. ممکن است یک سند word مناسب، یک فیلم ضبط شده یا حتی یک گزارش یا صفحه گسترده خود هدایت شونده پیدا کنید. با خیال راحت آزمایش کنید و آنچه را که برای شما و تیمتان مفید است بیابید.

بنابراین امروز، می‌خواهم چهار مورد مهمی را که باید در بخش بازاریابی خود ثبت کنید، با شما در میان بگذارم.

این می‌تواند شامل مواردی مانند امضای ایمیل در سطح شرکت، پروتکل‌های کپی کربن و نحوه تعیین زمانی‌که یک ایمیل در مقابل موقعیت FYI اولویت اول است، باشد. نوشتن بهترین شیوه‌های شرکت شما به اعضای تیم جدید اجازه می‌دهد از روز اول راهنمایی را دنبال کنند، که با ابهام کمتر آنها را سریع‌تر وارد می‌کند.

این می‌تواند شامل نحوه پست کردن در پلتفرم‌های اجتماعی خود، برچسب زدن، هشتگ‌هایی که می‌خواهید در موقعیت‌های خاص اضافه کنید، هر چند وقت یک‌بار و مکان پست کردن و غیره باشد. برخی از شرکت‌ها ممکن است در مورد حساب‌های رسانه‌های اجتماعی شخصی و رفتارهایی که مایلند کارمندانشان از آن در پلتفرم‌های رسانه‌های اجتماعی خودداری کنند، صحبت کنند. هر آنچه را که می خواهید منتقل کنید، آن را به صورت مکتوب قرار دهید و اغلب بر اساس نیازهای خود به روز کنید.

هنگامی که فرد فناوری اطلاعات به تعطیلات می رود، از اینکه کنترل ها و فرآیندهای پیرامون وب سایت خود را مستند کرده اید سپاسگزار خواهید بود. همچنین ممکن است بخواهید برای جلوگیری از تضاد و خرابی داده ها، رویه هایی را برای مکان و زمان به روز رسانی در نظر بگیرید. جزئیات مربوط به پشتیبان‌گیری از داده‌ها، نام فروشنده و اطلاعات تماس و اطلاعات ورود به حساب را درج کنید.

با گذشت زمان، تیم بازاریابی شما چیزهای زیادی در مورد اینکه چه چیزی برای پایگاه مشتری شما کار می‌کند و چه چیزی کار نمی‌کند، یاد می‌گیرد، و از آنجایی که شما گردش مالی را تجربه می‌کنید، به راحتی می‌توانید همه آن دانش را با اعضای تیم خود از دست بدهید. برای ادامه حرکت رو به جلو، یک سند در حال اجرا از تست‌ها و کمپین‌هایی که تیمتان اجرا کرده‌اند، نگه دارید، و یادداشت بردارید که چه کارهایی موثر بوده، چه کارهایی انجام نشده و چه آزمایش‌هایی را دوست دارند دفعه بعد امتحان کنند. علاوه بر آن، چک لیستی از وظایف رایج بازاریابی مانند ایجاد کمپین های ایمیلی را نگه دارید تا بتوانید اگر فردی مریض یا در تعطیلات است، یکی دیگر از اعضای تیم را تکمیل کند.