من اخیراً با یک صاحب کسب و کار صحبت می کردم که برای رسیدن به مهلت های پروژه خود در تلاش بود. مهم نیست که چقدر تلاش کرد، به نظر می‌رسید که هر پروژه‌ای که در چند ماه گذشته برعهده گرفته، بسیار بیش از بودجه یا دیر به پایان رسیده است. وقتی کمی عمیق‌تر به مشکل پرداختم، متوجه شدم که او روند خوبی برای مدیریت پروژه‌ها ندارد و به همین دلیل اغلب مراحل کلیدی را در این مسیر از دست می‌دهد که در نهایت برای او زمان و هزینه زیادی به همراه داشت. و اگر 25 سال مربیگری کسب و کار من چیزی به من آموخت، این است که او تنها نیست که این مشکل را دارد. بنابراین، امروز می‌خواستم چهار مرحله را به اشتراک بگذارم که می‌توانید برای شروع سریع‌تر و در حد بودجه پروژه‌ها انجام دهید.

شروع یک پروژه جدید همیشه هیجان انگیز است و اگر مانند اکثر صاحبان مشاغل هستید، هیجان یک ماجراجویی یا پروژه جدید را دوست دارید. شما از رویاپردازی خلاقیت‌ها، ارائه بخش‌های گسترده پروژه و تصور اینکه وقتی همه چیز به نتیجه می‌رسد، چه خواهد بود، لذت می‌برید. این قسمت سرگرم کننده است. اما متأسفانه، اگر اعداد واقعی پروژه را نداشته باشید، احتمالاً از رویاهای خود کوتاه خواهید آمد. بنابراین، اولین قدم در هر پروژه این است که مشخص کنید شاخص های کلیدی عملکرد شما چیست. آیا به دنبال دریافت ترافیک وب سایت بیشتر، سرنخ های بیشتر، فروش بیشتر، بهبود خدمات مشتریان خود هستید – و این لیست همچنان ادامه دارد. یک لحظه مکث و تعیین هدف نهایی شما و چگونگی سنجش موفقیت مهمترین قدم اول است.

هنگامی که KPI های خود را روی کاغذ تهیه کردید، وقت آن است که در مورد فرآیند و جریان فکر کنید. این بخشی از رویاپردازی است، بخشی از بررسی واقعیت. چگونه شرکت خود را از نقطه A به نقطه B خواهید رساند. برای رسیدن به اهداف خود چه مراحلی باید طی شود؟ آیا این یک وب سایت جدید است؟ بازنگری در فرآیند فروش شما؟ یک مرکز تولیدی جدید؟ اکنون زمان آن است که همه چیز را روی کاغذ بیاورید و جریان را مرور کنید تا مطمئن شوید که منطقی است و چیزی است که تیم شما می تواند به آن دست یابد.

اکنون که مراحل خود را مشخص کرده‌اید، می‌خواهید یک جدول زمانی از مدت زمانی که برای انجام هر مرحله طول می‌کشد، تنظیم کنید. با انتظارات خود واقع بین باشید و برای خزش دامنه و مراحل کشف زمان بگذارید. شما همچنین می‌خواهید در طول مسیر چک‌این ایجاد کنید، تا تیم شما بداند در هر نقطه بازرسی چقدر باید تکمیل شود. همچنین به هر مرحله ای که برای تکمیل به دیگران متکی است توجه داشته باشید، زیرا این می تواند تفاوت زیادی در تکمیل به موقع یا عدم تکمیل پروژه خود ایجاد کند.

مرحله نهایی در این فرآیند، واگذاری هر مرحله به یک عضو تیم یا طرف خارجی است. در مورد اینکه مالک هر مورد و چه کسی هر مرحله از پروژه را تکمیل می کند، کاملاً واضح باشید. ممکن است مدیری مالک یک بخش از پروژه به عنوان یک کل باشد، اما سپس مراحل را به چند نفر از اعضای تیم محول کنید، بنابراین مشخص کنید که مالک هر بخش به طور کلی چه کسی است.