3 نکته برای استفاده از دستیار برای کمک به صندوق ورودی ایمیل شما



اگر می خواهید کسب و کار خود را رشد دهید و مقیاس دهید، باید روی کارهایی تمرکز کنید که بیشترین ارزش و رشد را برای شما به ارمغان می آورد. متأسفانه، یک کار وجود دارد که شما هر روز انجام می دهید که 28 درصد از روز کاری شما را به خود اختصاص می دهد – این 2.6 ساعت در روز است.

ما در مورد ایمیل صحبت می کنیم. اما خوشبختانه این 2.6 ساعت از روز شماست که با کمی تفویض اختیار به راحتی می توانید به آن برگردید.

من شخصاً ایمیلم را زیاد چک نمی کنم. هر بار که اعلان صندوق ورودی دریافت می کنم، برای خواندن تلاش نمی کنم. من هر روز صدها ایمیل را به دنبال ارائه‌ای که یکی از اعضای تیم ارسال کرده است بررسی نمی‌کنم یا زمانی را صرف سازماندهی ایمیل‌هایم در پوشه‌های کدگذاری شده دقیق نمی‌کنم. درعوض، من شاید 10 دقیقه در روز را در صندوق ورودی خود می گذرانم و بقیه زمان را دستیارم به هر چیز دیگری رسیدگی می کند.

در اینجا نحوه عملکرد آن برای ما آمده است:

شما باید به دستیار خود اعتماد کنید.

دستیار شما همه چیز را می بیند، و به همین دلیل، ضروری است که فردی را داشته باشید که بتوانید به او اعتماد کنید. هم باید ماهیت محرمانه موقعیت و هم مسئولیت های درون آن را درک کنید. شما به فردی نیاز دارید که به اندازه کافی بالغ باشد تا بتواند هر چیزی را که سر راهش قرار می دهد مدیریت کند و از شایعات اداری غافل نباشد.

آنها قادر نخواهند بود به هر ایمیلی پاسخ دهند، اما به مرور زمان قادر خواهند بود بخش خوبی از آنچه را که به صندوق ایمیل شما وارد می شود، مدیریت کنند. آن‌ها می‌توانند بخش دیگری را به شما واگذار کنند و هر روز تعداد بسیار کمی ایمیل برای شما باقی بگذارند که باید به آنها رسیدگی شود. با گذشت زمان، باید ببینید که تعداد ایمیل هایی که باید در روز به آنها پاسخ دهید کاهش می یابد زیرا دستیار شما راحت تر به ایمیل های شما پاسخ می دهد.

سیستمی را در صندوق ورودی خود توسعه دهید.

با وجود شما و دستیارتان هر دو در جعبه ایمیلتان، ضروری است که سیستمی برای برقراری ارتباط با یکدیگر ایجاد کنید. من دوست دارم این کار را از طریق یک سیستم رنگی یا یک سری زیرپوشه انجام دهم. می‌توانید پوشه‌ای با عنوان «handled» راه‌اندازی کنید و هر بار که دستیارتان به ایمیلی پاسخ می‌دهد، آن را در پوشه مورد استفاده قرار می‌دهد. سپس می‌توانید پوشه را بررسی کنید تا زمانی که اجازه می‌دهد بررسی کنید و ببینید دستیار شما روی چه چیزی کار می‌کرده است.

این امر به ویژه در مرحله آموزش بسیار مهم خواهد بود زیرا اگر چیزی را مشاهده کردید که ترجیح می‌دهید خودتان آن را مدیریت کنید، می‌توانید آن را برای بحث و گفتگو پرچم‌گذاری کنید. با گذشت زمان، دستیار شما شروع به یادگیری تنظیمات برگزیده شما می کند و زمانی که کار با هم راحت می شوید، کمتر و کمتر موارد را علامت گذاری می کنید.

هر ایمیلی که برای بررسی در صندوق ورودی شما باقی می‌ماند، می‌تواند از نظر اهمیت دارای کد رنگی باشد. به عنوان مثال، قرمز می‌تواند مواردی باشد که باید در اسرع وقت به آنها رسیدگی شود، آبی باید در این هفته مورد بررسی قرار گیرد و سبز می‌تواند ایمیل‌هایی باشد که فقط «FYI» هستند.

یک ایمیل خصوصی دریافت کنید.

آخرین نکته ای که باید با یک دستیار در صندوق ورودی شما کار کنم مربوط به ایمیل های شخصی است. اگر همسر یا اعضای خانواده شما تمایل دارند در طول روز به ایمیل شما شلیک کنند، یا مدرسه فرزندتان به‌روزرسانی‌های روزانه درباره آخرین تلاش‌های جمع‌آوری کمک‌های مالی را ارسال می‌کند، باید یک صندوق ورودی شخصی برای مواردی که نمی‌خواهید دستیارتان به آنها دسترسی داشته باشد راه‌اندازی کنید. به. به در صورت نیاز می‌توانید آن کادر را علامت بزنید و مطمئن باشید که ایمیل‌های شخصی شما خصوصی هستند.

نظراتی که در اینجا توسط ستون نویسان Inc.com بیان می شود، نظرات خودشان است، نه نظرات Inc.com.