سال 2021 یک سال تاریخی برای برنامه افشاگر کمیسیون بورس و اوراق بهادار ایالات متحده (SEC) بود. سال گذشته SEC بیشترین تعداد جوایز را هم از نظر حجم جوایز و هم از نظر دلار در هر سال معینی تا به امروز ارائه کرد. این تا حدی توسط رکورد تعداد انعام هایی که دریافت کرد – بیش از 52000 تقویت شد. این به دنبال کاهش قابل توجه گزارش‌دهی به سیستم‌های گزارش‌دهی داخلی سازمان‌ها در سال 2020 است که احتمالاً بخشی از آن به دلیل همه‌گیری است. علاوه بر این، تجزیه و تحلیل داده‌های اولیه داده‌های سال 2021 نشان می‌دهد که حجم گزارش‌های داخلی، اگرچه بیشتر است، اما هنوز به سطح گزارش‌های قبل از همه‌گیری بازنگشته است.

بعید است که پتانسیل انجام تخلف کاهش یافته باشد، به ویژه همانطور که در گزارش سوابق به SEC نشان داده شده است. بنابراین، آیا کارمندان حوادث را گزارش نمی کنند؟ یا آیا آنها مستقیماً به گزینه های گزارش خارجی می روند؟ هیچکدام برای سازمان هایی که به دنبال اطمینان از احساس راحتی کارمندان در صحبت کردن در داخل هستند خوب نیست.

دو دلیل متداول وجود دارد که چرا کارمندان تصمیم می گیرند تخلفات را گزارش نکنند. اول، آنها ممکن است از تلافی تیم رهبری و/یا از جانب افرادی که گزارش می دهند بترسند. دوم، آنها همچنین ممکن است احساس کنند از تلاش های گزارش دهی آنها نتیجه ای حاصل نخواهد شد.

در حالی که انگیزه‌هایی برای کارمندان وجود دارد که نگرانی‌ها و شکایات خود را خارج از کشور مطرح کنند، از جمله موارد مالی مانند برنامه SEC Whistleblower، اقداماتی وجود دارد که رهبران پیروی از قوانین و سایر مدیران کسب‌وکار می‌توانند برای ایجاد اعتماد در سیستم‌های گزارش‌دهی داخلی خود انجام دهند تا بتوانند به طور فعال به مسائل قبل از رسیدگی بپردازند. آنها بیشتر تشدید می شوند.

در حالی که ممکن است برخی سازمان‌ها بر این عقیده باشند که گزارش‌های کمتر به معنای حوادث کمتر است، اما این نمی‌تواند دور از واقعیت باشد. در واقع، گزارش‌های بیشتر نشان می‌دهد که کارمندان احساس راحتی می‌کنند که صحبت می‌کنند – نشانه‌ای از فرهنگ عالی شرکت و یک برنامه انطباق قوی. علاوه بر این، یک استراتژی پیشگیرانه که کارکنان را تشویق به صحبت کردن می کند، می تواند از تبدیل شدن حوادث به عنوان یک خبر جلوگیری کند – وضعیتی که هیچ سازمانی نمی خواهد.

با توجه به این موضوع، در اینجا سه ​​راه وجود دارد که سازمان‌ها می‌توانند کارکنان را تشویق کنند تا با سیستم‌ها و پروتکل‌های گزارش‌دهی احساس راحتی کنند و در عین حال ترس از تلافی یا عدم اقدام را نیز برطرف کنند.

هر سازمانی باید گزارش هایی را از کارکنان دریافت کند – حتی اگر در ظاهر عادی به نظر برسند. در واقع، رهبران می توانند از حوادثی که ممکن است کمتر شدید به نظر برسند، بیشتر در مورد فرهنگ تجاری و سازمانی خود بیاموزند.

اولین قدم برای عادی سازی فرهنگ صحبت کردن، اطمینان از این است که همه مدیران اهمیت فرآیندهای گزارش دهی را درک می کنند، و مهمتر از همه، نحوه پاسخگویی به مسائلی که برای آنها مطرح می شود. به اکثر کارمندان گفته می شود در مواقع نگرانی با مدیر خود صحبت کنند، با این حال بسیاری از مدیران از نحوه دریافت گزارش ها، مدیریت گام های بعدی برای اطمینان از اقدام و جلوگیری از وقوع انتقام بی اطلاع هستند.

به همین دلیل، برای سازمان‌ها بسیار مهم است که آموزش‌های انطباق کامل و مکرر ارائه دهند که نشان دهد چگونه مدیران در همه سطوح، اما شاید مهم‌ترین سرپرستان خط اول، می‌توانند به بهترین شکل گزارش‌های داخلی را دریافت کنند، چگونه مناطق خطر را شناسایی کنند، و چرا گزارش‌دهی داخلی سوالات یا اشتباهات احتمالی برای موفقیت کسب و کار ضروری است. اگر کارکنان از طرح سؤالات یا نگرانی های خود احساس ناراحتی کنند، احتمال کمتری دارد که روی رشد کسب و کار سرمایه گذاری کنند.

برای بسیاری از کارمندان، گزارش یک حادثه یا وضعیت دشوار به مدیران و همکاران سطح ارشد می تواند دلهره آور باشد. شفافیت سازمانی در مورد نحوه عملکرد فرآیند گزارش و تحقیق و همچنین انواع اطلاعاتی که سازمان در تکمیل تحقیقات ارائه می دهد، به کارمندان کمک می کند تا تصمیمی آگاهانه در مورد گزارش گیری بگیرند.

به طور خاص، فرآیند را در آموزش حضوری، و در جلسات آموزشی مکرر در سراسر سازمان مرور کنید – و به طور کامل آنچه را که هنگام ارسال گزارش‌ها اتفاق می‌افتد، جدول زمانی مورد انتظار برای اقدام، و آنچه به عنوان یک جرم قابل اقدام طبقه‌بندی می‌شود، مشخص کنید. همچنین، اطمینان حاصل کنید که این اطلاعات در هر سایت گزارش دهی وب موجود است. این سطح از شفافیت به کارکنان نشان می‌دهد که سازمان‌ها پروتکل‌های گزارش‌دهی داخلی را جدی می‌گیرند و یک سیستم کارآمد و معتبر وجود دارد.

صرف داشتن یک برنامه گزارش دهی کافی نیست. سازمان های پیشرو فرهنگ انطباق ایجاد می کنند که قوی تر از گزارش SEC است. این کار با نشان دادن موفقیت های برنامه انجام می شود، خواه در پی انجام اقداماتی باشد که وعده داده شده بود، یا در سطحی بالاتر، نشان می دهد که چگونه یک برنامه انطباق قوی به نتایج تجاری بهتری منجر شده است.

هنگامی که کارکنان احساس می کنند شنیده می شوند، درک می شوند و مورد قدردانی قرار می گیرند، در کار خود غرور بیشتری نشان می دهند و ارزش بیشتری برای سازمان ارائه می دهند. با آن، داشتن یک کسب و کار موفق به داشتن یک برنامه انطباق سالم وابسته است – و بالعکس. هیچ کدام نمی توانند مستقل از دیگری باشند.