Tope Awotona سرویس برنامه ریزی جلسات Calendly را در سال 2013 راه اندازی کرد زیرا، خوب، زمان بندی سخت است. او تنها کسی نبود که چنین احساسی داشت. تا سال 2021، Calendly به ارزش 3 میلیارد دلاری دست یافت. اکنون، مجهز به اطلاعات بیش از 10 میلیون کاربر Calendly، Awotona به اشتراک می‌گذارد که چگونه فکر می‌کند جلسات در آینده تغییر خواهند کرد – و چگونه کارآفرینان می‌توانند از مزایای آن بهره ببرند.

در Calendly، ما در مورد جلسات در سه مرحله مجزا فکر می کنیم: برنامه ریزی، آماده سازی، و پیگیری. ما این را “چرخه زندگی ملاقات” می نامیم. اتوماسیون قرار است هر سه فاز را تغییر دهد.

امروزه، اکثر مردم برای جلسات آماده نیستند، و این به این دلیل نیست که مردم نمی خواهند. صرفاً تلاش زیادی می‌طلبد، زیرا اطلاعات لازم در مکان‌های مختلف وجود دارد: در CRM، صندوق ورودی ایمیل، لینکدین، و حتی در مقالاتی که هنوز نخوانده‌اید. امروزه محصولاتی وجود دارند که می توانند داده های خارجی و داخلی را به خوبی جمع آوری کنند، اما در آینده، آن چیزها در یک ابزار واحد ادغام خواهند شد.

یکی از چیزهایی که واقعاً هیجان انگیز است، یادداشت برداری خودکار است. در طول سال آینده، من پیش‌بینی می‌کنم که یادداشت‌برداری خودکار از سوابق جلسات و رونویسی‌ها اتخاذ شود. داشتن رونوشت به افراد این امکان را می‌دهد که بهتر برای جلسات آینده آماده شوند، و همچنین می‌توانیم از آن یادداشت‌ها برای راه‌اندازی اقدامات استفاده کنیم. برای مثال، اگر فردی جلسه را با گفتن «هی، می‌خواهیم دو هفته دیگر دوباره ملاقات کنیم» را به‌طور خودکار ارسال می‌کند.

من فکر می کنم اکثر مردم در دانستن نحوه تخصیص زمان خود خوب نیستند. من در مورد دنیایی که در آن شما محصولی دارید که به شما کمک می کند بگویید، “اینها اولویت های من برای سه ماه آینده هستند، به من کمک کنید تا زمانم را برای خدمت به این اهداف اختصاص دهم، بسیار هیجان زده هستم.” بنابراین وقتی درخواست ملاقاتی را دریافت می‌کنم، آن ابزار می‌تواند به من بگوید: “شما زمان لازم برای شرکت در این جلسه را ندارید، زیرا برای رسیدن به این هدف به تمام ساعاتی که در هفته دارید نیاز دارید.”

و سپس مربیگری جلسه وجود دارد. اگر به دلایل بی اثر بودن جلسات امروز نگاه کنید، ترکیبی از برنامه های ضعیف، نداشتن شرکت کنندگان مناسب و فراهم نکردن زمینه کافی برای شرکت کنندگان است. این فناوری امروزه وجود دارد تا در واقع مردم را به سمت برگزاری جلسات کارآمد تر راهنمایی کند.

چنین ابزارهایی می‌توانند مواردی مانند دستور کار گمشده را قبل از جلسه علامت‌گذاری کنند، یا بعداً بگویند: “ده نفر در آن جلسه شرکت کردند، اما فقط دو نفر صحبت کردند؛ آیا واقعاً به هشت نفر دیگر نیاز داشتید؟” یا، “آن جلسه 50 دقیقه بود و 10 دقیقه از آن فقط افرادی بود که سعی می کردند یک سند پیدا کنند؛ شما می توانستید با ارسال زودتر سند، 20 دقیقه را ذخیره کنید.”

با گذشت زمان، می توانید این ابزارها را آموزش دهید تا توصیه های بسیار خاصی به شما ارائه دهند. بنابراین، فرض کنید، برای مثال، شما یک فروشنده هستید که تماس‌های آزمایشی زیادی را انجام می‌دهید. یک ابزار کوچینگ می‌تواند بازخورد زیادی در مورد اینکه یک تماس آزمایشی موفق چگونه به نظر می‌رسد به شما بدهد و به شما بگوید: “این همان ترتیبی است که می‌خواهید محصول خود را به کسی نشان دهید؛ این راه درستی برای ارائه قیمت است. قبل از اینکه فقط قیمت را فهرست کنید، مطمئن شوید که ارزش را بیان می کنید.