مقاله نویس Inc.com، آلیسون گرین به سوالاتی در مورد مسائل مربوط به محل کار و مدیریت پاسخ می دهد – همه چیز از نحوه برخورد با یک رئیس مدیریت خرد نحوه صحبت کردن با یکی از اعضای تیم در مورد بوی بدن.

در اینجا خلاصه ای از پاسخ به چهار سوال از خوانندگان است.

1. کارمند من کار زیادی از دست می دهد، اما همیشه دلایلی دارد

من کارمندی دارم که همیشه اتفاقی می افتد که مانع از آن می شود که به موقع یا حداقل یک بار در هفته به سر کار بیاید. همان روز صبح به من پیام می‌دهد و می‌گوید: “سگ من تمام شب بیمار بود و باید او را به دامپزشکی ببریم” (هم او و هم همسرش می‌روند که برای من خیلی عجیب است) یا “همسرم مریض است. و من باید با او بمانم.” همیشه چیزی است. این فوق‌العاده ناامیدکننده بوده است و آنقدر اتفاق می‌افتد که من واقعاً او را باور نمی‌کنم، اما چه کسی می‌تواند با کسی که آن چیزها را می‌گوید بحث کند؟ من نمی دانم چگونه با این کار کنار بیایم.

به نظر می رسد او تصور متفاوتی از انتظارات شما نسبت به حضور دارد، بنابراین اولین کاری که باید انجام دهید این است که در مورد انتظارات خود شفاف باشید. احتمالاً فکر می‌کنید که باید بدون گفتن باشد، اما از آنجایی که او به وضوح در صفحه‌ای متفاوت از شما قرار دارد، این مرحله اول است.

همچنین، به نظر می رسد که احساس می کنید اگر بهانه حتی کمی مشروع به نظر می رسد، باید با آن کنار بیایید. اما در واقع می‌توانید بگویید: “من می‌دانم که اخیراً اتفاقات زیادی برای شما افتاده است، اما من واقعاً به شما نیاز دارم که به طور مداوم و قابل اعتماد اینجا باشید. در حالی که طبیعتاً هر از گاهی مسائل پیش می‌آیند، شما دیر کرده‌اید یا حداقل هفته‌ای یک بار برای ماه‌ها غیبت می‌کنم. در ادامه، به شما نیاز دارم که به‌طور مداوم، به‌موقع و طبق برنامه، به جز در موارد نادر اینجا باشید. آیا می‌توانیم در این مورد به توافق برسیم؟»

سپس بفهمید که اگر ادامه پیدا کند چه عواقبی معقول است. آیا این چیزی است که در نهایت او را اخراج می کنید؟ اگر چنین است، می‌خواهید این را روشن کنید (“من به کسی در شغل شما نیاز دارم که بتواند به طور قابل اعتماد و مداوم اینجا باشد – اگر این اتفاق افتاد، باید شما را رها کنم”). برای کمک به فهمیدن آن، از خود بپرسید که اگر می‌دانستید این اتفاق تا شش ماه آینده ادامه خواهد داشت، آیا می‌خواهید او را ادامه دهید یا خیر. که ممکن است آن را واضح تر کند. یا اگر لازم نیست، آیا عواقب دیگری وجود دارد که باید به او هشدار دهید؟ برای مثال، آیا بر ارزیابی‌های عملکرد آینده، افزایش‌ها، پتانسیل ارتقا، نوع پروژه‌هایی که او به آنها منصوب می‌شود و/یا انواع فرصت‌های رشدی که او ارائه می‌دهد، تأثیر می‌گذارد؟ پاسخ شما به آن هرچه که باشد، مطمئن شوید که اگر مشکل ادامه پیدا کرد، پس از اینکه به او گفتید باید متوقف شود، چه کاری انجام خواهید داد، بنابراین اگر ادامه پیدا کرد، آماده هستید.

2. کارمند من از اصطلاحات عجیب و غریب و تکراری استفاده می کند

من یک کارمند دارم که عادت بسیار غیرعادی دارد. او تقریباً در هر دومین جمله‌ای که می‌گوید از کلمه «رؤیت» استفاده می‌کند. به عنوان مثال، شخصی از او می پرسد: “آیا می توانید به من بگویید چرا ما یک محصول رایگان به همه مشتریان خود می دهیم؟” و او خواهد گفت: “بله، برای این است که آنها را در کمپین در حال انجام دید.” مثال‌های دیگر عبارتند از: «ما در مورد این موضوع به دید بیشتری نیاز داریم»، «قابلیت دید کلیدی است» و «بیایید با ایجاد دید، آن را تغییر دهیم». او آنقدر این را می گوید که من اصلاً اغراق نمی کنم اگر بگویم در هر سه تا چهار جمله آمده است. این مانع از توانایی مردم برای درک واقعی منظور او می شود.

من آن را با او به صورت یک به یک مطرح کرده‌ام، و سپس در ادامه سعی می‌کنم عمیق‌تر بدانم منظور او از نظر اعمال چیست.

من جلسه ای در پیش دارم که در آن او مشارکت بزرگی خواهد داشت. چگونه می توانم به این موضوع بپردازم یا به او کمک کنم بر این اصطلاحات تکراری و عجیب و غریب که استفاده می کند غلبه کند؟ همانطور که می بینید، من می توانم از مقداری دید در این مورد استفاده کنم.

اگر این فقط یک عادت آزاردهنده بود، اما واقعاً بر چیزی تأثیر نمی گذاشت، من می گویم که باید در مورد آن به او بازخورد بدهید و سپس آن را رها کنید. اما از آنجایی که در توانایی مردم برای درک او تداخل دارد، باید او را بایستید تا بیشتر روی آن فشار بیاورید. (و واقعاً، به نظر می رسد که آنقدر ثابت است که احتمالاً بر شهرت او تأثیر می گذارد، که برای او بد است.)

وقتی به آن پرداختید چقدر مستقیم صحبت کردید؟ آیا رویکرد ملایمی مانند درخواست از او داشتید که از دفعات تکرار آن آگاه باشد و آن را کاهش دهید، یا به وضوح به او گفتید که توانایی افراد برای درک او را مختل می کند و او باید استفاده از آن را متوقف کند، نقطه؟ مدیران اغلب اولین رویکرد نرم‌تر را اتخاذ می‌کنند و فکر می‌کنند که ملایم‌تر کردن پیام، مهربان‌تر است. و گاهی اوقات این کار می کند – اما اغلب مردم پیام را از دست می دهند یا متوجه نمی شوند که مدیر در مورد آن جدی است (برخلاف ارائه یک پیشنهاد اختیاری).

بنابراین، مگر اینکه بار اول خیلی خیلی واضح و مستقیم بودید، به او برگردید و بگویید: “می دانم که ما در گذشته در مورد این موضوع صحبت کرده ایم، و ممکن است به نظر چیز کوچکی بیاید. اما در نقطه ای است که مانع می شود. توانایی مردم برای درک منظور شما – که به این معنی است که شما را کمتر موثر می کند و به طور بالقوه دیگران را ناامید می کند. من می دانم که تغییر یک عادت یک شبه آسان نیست، اما از شما می خواهم که واقعاً روی این موضوع کار کنید. من می خواهم مردم این را ببینند – با این عادت منحرف نشوید.”

3. کاندیداها زمانی که قبل از درخواست تماس‌هایشان را قبول نمی‌کنم، اسنیپی می‌شوند

ما در حال حاضر موقعیت های متعددی باز داریم و من توسط متقاضیانی که “فقط 30 دقیقه” می خواهند تا بیشتر در مورد موقعیت و شرایط خود صحبت کنند، بمباران می شوم. به طور متوسط ​​روزانه حدود 20 مورد از این درخواست ها را دریافت می کنم. من احساس می کنم مجبور به پاسخگویی هستم زیرا می خواهم کاندیداها بدون در نظر گرفتن اینکه شغل را دریافت می کنند یا نه، تجربه مثبتی داشته باشند.

با این حال، یک عبارت ساده «از علاقه شما به پیوستن به تیم ما سپاسگزاریم، لطفاً به صورت آنلاین درخواست دهید، لینک اینجاست» منجر به نظرات منفی آنلاین و ایمیل‌های کوتاه در پاسخ می‌شود. حتی از یکی از متقاضیان خواسته ام که از مدیر بازاریابی ما به میز کمک فناوری اطلاعات ما ایمیل بزند تا از عدم حرفه ای بودن من شکایت کند. چگونه می توانم یک نام تجاری کارفرمایی خوب بسازم اما در روز 10 ساعت تماس تلفنی و ایمیل اطلاعاتی را جذب نکنم؟ بهترین راه برای پاسخ دادن چیست؟

این آزار دهنده است! اکثر مواقع، اینها افرادی هستند که می‌خواهند فرصتی داشته باشند تا خودشان را از طریق تلفن به شما معرفی کنند، فکر می‌کنند که این کار به آنها کمک می‌کند، و در واقع به دنبال دریافت پاسخ سؤالات خاصی قبل از درخواست نیستند. معقول است که آنها را به روند درخواست خود هدایت کنید، و عجیب است که مردم در مورد آن بسیار بدبین هستند – اما ممکن است فقط لازم باشد که عبارت خود را کمی اصلاح کنید.

وقتی مردم می خواهند قبل از درخواست صحبت کنند، من می گویم: “از علاقه شما بسیار متشکرم! به عنوان اولین قدم، شما را تشویق می کنم که از روند درخواست در پست استفاده کنید (این لینک است). زیرا حجم بسیار بالایی دریافت می کنیم. ما متوجه شدیم که بهترین راه برای آشنایی با مردم این است که آنها را به سمت فرآیندی که ایجاد کرده ایم هدایت کنیم. ، لطفا مرا در جریان قرار بدهید. ” (من آن قسمت آخر را اضافه می کنم زیرا گاهی اوقات معلوم می شود که فقط یک سوال وجود دارد که می خواهد قبل از اینکه وقت خود را برای درخواست کردن بگذرانند به آن پاسخ داده شود و بنابراین آن را در یک ایمیل قرار می دهند و این باعث صرفه جویی در وقت ما می شود.) همچنین چیزی مانند، “تا حدی، این پاسخ نتیجه نیاز به تریاژ بی رحمانه تقویم من در حال حاضر است.”

مردم به این موضوع خوب پاسخ می‌دهند، فکر می‌کنم چون زمینه‌ای را به آنها می‌دهد تا بفهمند چرا من نه می‌گویم، و همچنین به آنها یادآوری می‌کند که افراد دیگری هم هستند که این را می‌خواهند.

همچنین، لازم نیست با همه کاندیداها یکسان رفتار کنید. اگر شخصی به نظر می رسد کاندیدای بسیار قوی باشد، ممکن است منطقی باشد که یک تماس کوتاه با او برنامه ریزی کنید (مثل 15 دقیقه، نه 30 دقیقه) تا در مورد کار به او بگویید و علاقه مند شود. این بخش استخدام در استخدام است. اما لازم نیست این کار را با همه انجام دهید.

4. نامزدهای شغلی که ادعا می کنند Word و Excel را می دانند اما نمی دانند

من سعی می کنم برای یک نقش اداری استخدام کنم. من در پست ذکر کرده ام که متقاضیان باید تجربه قابل توجهی در اکسل و ورد داشته باشند. ما داوطلبان خود را در هر دو مورد آزمایش می‌کنیم، زیرا زمان یا منابع لازم برای آموزش مهارت‌هایی که به افراد نیاز داریم را نداریم. این واقعیت که ما برای این مهارت ها تست می کنیم نیز در آگهی استخدام درج شده است.

و با این حال، اکثر نامزدهایی که این مهارت ها را در رزومه خود گنجانده اند، به وضوح مهارت هایی را که ادعا می کنند دارند، ندارند. به عنوان مثال، یکی از متقاضیان اظهار داشت که تجربه پیشرفته‌ای با اکسل و ورد دارد – با وجود رزومه او که در Word ایجاد شده است، دارای خطاهای قابل توجهی، قالب بندی فونت متفاوت در یک جمله، یک کلمه باقی مانده در صفحه دوم و یک خط کامل است. از فضاهای خالی برای “مرکز” متن با نام و اطلاعات تماس او. من احساس می کنم که مناسب نیست به متقاضیان اطلاع دهم که می توانیم بگوییم مهارت های ذکر شده در رزومه خود را ندارند و باید آنها را حذف کنند. اما من احساس بدی دارم زیرا آنها احتمالا امیدوار هستند که بتوانند برنامه ها را در صورت نیاز یاد بگیرند و واضح است که پیچیدگی برنامه ها را درک نمی کنند و شما نمی توانید آن را جعل کنید.

آیا باید با خط “دیگران واجد شرایط تر بودند” مبهم باشم؟ متقاضیان از آن متنفرند (به طور قابل درک)! من می خواهم به آنها کمک کنم تا بفهمند که چرا مورد توجه قرار نمی گیرند.

من احساس می کنم که برای کمک به افراد برای دیدن اینکه چگونه استراتژی های جستجوی شغل آنها به شانس آنها آسیب می زند، سرمایه گذاری می کنم، اما در نهایت این مشکل شما نیست که باید حل کنید. اگر اینها کاندیداهایی بودند که شما با آنها مصاحبه کرده بودید، راحت تر می توان گفت: “ما به دنبال نامزدی با مهارت های Word و Excel قوی تر هستیم.” اما زمانی که به رزومه آنها نگاه کرده اید، گفتن آن سخت است (حتی اگر رزومه آن را واضح نشان دهد). مطمئناً، از نظر تئوری می‌توانید بگویید: “رزومه شما منعکس کننده سطح مهارت‌های Word نیست که ما برای این موقعیت به دنبال آن هستیم” – اما این دعوت به گفت وگویی است که فکر نمی‌کنم بخواهید داشته باشید. قرار است افرادی را جذب کنید که می‌خواهند منظور شما را بدانند، یا مخالف هستند، و منطقی نیست که در مورد آن بحث کنید.

در واقع، این با هر مهارت دیگری که در آن می‌توانید از روی رزومه بگویید که آن فرد به اندازه‌ای که نیاز دارید قوی نیست، تفاوتی ندارد. اگر به فردی با مهارت‌های ارتباطی قوی نیاز دارید، رزومه‌های زیادی از افرادی دریافت خواهید کرد که مهارت‌های ارتباطی آشکاراً وحشتناکی دارند که ادعا می‌کنند در این کار فوق‌العاده هستند – اما توضیح این موضوع برای همه آنها منطقی نیست. من فقط با رد اصلی شما صحبت می کنم و نگران وارد شدن به جزئیات نباشید.