مقاله نویس Inc.com، آلیسون گرین به سوالاتی در مورد مسائل مربوط به محل کار و مدیریت پاسخ می دهد – همه چیز از نحوه برخورد با یک رئیس مدیریت خرد نحوه صحبت کردن با یکی از اعضای تیم در مورد بوی بدن.

در اینجا خلاصه ای از پاسخ به چهار سوال از خوانندگان است.

1. کارمند جدید من حتی زمانی که اشتباه می کند، بحث می کند

من یک کارمند تازه استخدام شده دارم که باهوش و خلاق است. این نقش برای او یک نقش جدید است و او را ملزم می کند که به طور منظم با همان افراد چه در داخل و چه در خارج ارتباط برقرار کند.

او عادت دارد استدلال کند که حق با اوست حتی زمانی که نشان داده شود اشتباه می کند یا فقط از ارائه دیدگاه متفاوت خودداری می کند. فقط برای آوردن یک مثال، او استدلال کرد که صفحه‌گسترده‌اش بی‌نقص است، حتی اگر ورودی‌ها و فرمول‌های اشتباهات آن را پیدا کردم. این یک کاربرگ پیچیده بود، بنابراین ممکن است اشتباهاتی رخ دهد – به همین دلیل من با چشمان تازه به آن نگاه می کردم. او استدلال می کرد که من اشتباه می کردم تا اینکه داده های خام را در مقایسه با کاربرگ به او نشان دادم. بهانه او این بود که او یک قرص سرد مصرف کرده بود، اما در غیر این صورت کامل بود، با این تفاوت که اینطور نبود – من در بررسی دوم خود خطاهای بیشتری پیدا کردم. این اتفاق مکرر می افتد.

دیگران در مورد این عادت اظهار نظر کرده اند و او قبلاً یک فرد ارشد دیگر را بیگانه کرده است. مشتری داریم که به همین دلیل نمی تواند روی او کار کند. او کمتر از سه هفته اینجاست. اعتراف می‌کنم که این موضوع به من کمک می‌کند، بنابراین به فیلمنامه‌ای نیاز دارم تا با آرامش به این موضوع بپردازم و توضیح دهد که چرا این عادت (نه بدخواهانه) می‌تواند مانع رشد او شود.

آی تی باید پشت خود را بلند کنید این یک مشکل جدی است – مشکلی که نباید فقط مانع رشد او شود، بلکه اگر او آن را برطرف نکند احتمالاً باید یک معامله شکن باشد. کمی به نظر می رسد که دارید آن را کم اهمیت می کنید (توجه داشته باشید که مخرب نیست و غیره)، اما او این کار را تنها پس از سه هفته کار انجام می دهد و در حال حاضر قادر به کار با یک مشتری نیست! اینها معاملات بزرگی هستند که به این معنی است که شما به خوبی وارد قلمرو “ممکن است این کار درست نشود” هستید، و من از شما می‌خواهم که آن را از طریق این دریچه ببینید.

من اینطور به او می‌گویم: “وقتی به شما بازخورد می‌دهم یا کارتان را تصحیح می‌کنم، اغلب در برابر گرفتن بازخورد مقاومت می‌کنید و با اصلاحات من بحث می‌کنید. من نیاز دارم که بازخورد من را پذیرا باشید، اصرار نکنید. همین موضوع زمانی صادق است که از دیگران، مانند جین یا باب یا مشتریان، نظر دریافت می کنید. “

اگر تغییر فوری نمی بینید، فرد مناسبی در کار ندارید. اینها نشانه های بد و بدی هستند.

2. کارمندان مدام غذای جلسات را می دزدند

ما تعدادی اتاق کنفرانس در ساختمان بزرگ خود داریم که بخش‌های مختلف آن را رزرو می‌کنند، و آنها اغلب برای جلساتی که برگزار می‌کنند، غذاهای آماده سفارش می‌دهند. آیا راهی برای جلوگیری از مشکل کمک کردن کارمندان تصادفی به خود در تهیه غذایی که برای آنها سفارش داده نشده است وجود دارد؟

امروز صبح، صبحانه ای که برای یک گروه سفارش داده شده بود، تقریباً به طور کامل قبل از رسیدن کسانی که واقعاً در جلسه شرکت کرده بودند، مصرف شد. قبل از اینکه اقدامات شدیدی مانند نشستن کنار میز با معیار برای ضربه زدن به متخلفان (بدترین سارقان مواد غذایی شناخته شده هستند) یا قفل کردن درهای اتاق کنفرانس انجام دهم، توصیه ای به من دارید؟

این مشکل به طور عجیبی گسترده است و گاهی اوقات شرم برای آن مفید است. از آنجایی که می دانید بدترین متخلفان چه کسانی هستند، آیا مستقیماً با آنها صحبت کرده اید و به آنها گفته اید که باید از خوردن غذاهایی که برای آنها در نظر گرفته نشده است دست بکشند؟ اگر این کار را نکرده‌اید، این کار را انجام دهید – و به این نکته اشاره کنید که سازمان‌دهنده جلسه بد به نظر می‌رسد زیرا تمام غذا از بین رفته است. اگر این کار غیرعملی نباشد، قفل کردن درهای اتاق کنفرانس نیز ایده بدی نیست. اما اگر بعد از صحبت با آنها ادامه یابد، در آن مرحله این یک نشانه کاملا آشکار بی احترامی است – مستقیماً به آنها گفته شده است که این کار را انجام ندهند و به هر حال انجام می دهند – و شما باید تصمیم بگیرید که چقدر آن را جدی می گیرید. (من نادیده گرفتن دستورالعمل های مستقیم را بسیار جدی می گیرم.)

3. آیا می توانم به کارمندان اطلاع دهم که مایلم برای آنها مرجع باشم؟

من یک کارمند دارم که به تازگی به من گفت که برای یکی از رقبای ما می رود. این خیلی بد است و دلم برایش تنگ خواهد شد، اما او همچنین یک کارمند عالی است و برای او بهترین ها را آرزو می کنم. تشخیص می‌دهم که او نمی‌تواند برای همیشه در یک مکان بماند، و این فرصت جدید دستمزد بالاتر، مسئولیت‌پذیری بیشتر، و هماهنگی بیشتر با کاری است که می‌خواهد انجام دهد – اساساً فرصتی بهتر برای او در اطراف.

او به من گفت که وقتی به او پیشنهاد دادند مشکلی برایش پیش آمد. آنها یک مرجع می خواستند، اما از آنجایی که این اولین کار او در خارج از مدرسه است، و او تقریباً پنج سال است که اینجاست، او واقعاً کسی را ندارد که به او مرجع بدهد.

من به او توصیه می کردم. آیا راهی وجود دارد که بتوانم به کارمندان فعلی خود بفهمانم که نباید از درخواست من برای آینده بترسند؟ این یک چیز عجیب و غریب است، و من نمی خواهم در ذهن آنها قرار دهم که آنها باید به دنبال شغل جدید باشند. فقط می‌خواهم بدانند که می‌دانم این یک چیز کاملاً عادی است، بدون احساسات سخت، و اگر بتوانم به آنها کمک خواهم کرد. عجیب است؟

نه عجیب نیست! این یک کار عالی است.

یکی از راه‌های انجام این کار این است که وقتی با افراد در مورد پیشرفت حرفه‌ای و اهداف آینده صحبت می‌کنید، یک گشایش طبیعی برای آن پیدا کنید. اغلب نقطه ای در آن بحث ها وجود دارد که می توانید بگویید: “به هر حال، امیدوارم به این زودی ها ما را ترک نکنی، اما در هر مرحله ای که به ادامه فکر می کنی، خوشحال می شوم که مرجع باشم. برای شما. شما کار بزرگی انجام می دهید، و من خوشحال می شوم که اگر زمانی به من نیاز داشتید، آن را تضمین کنم. (بدیهی است که این را فقط به افرادی بگویید که می توانید به آنها مراجع درخشان بدهید.)

با این حال، یک اخطار بزرگ در اینجا وجود دارد: وقتی به مردم می‌گویید که وقتی شروع به جستجوی شغل می‌کنند اشکالی ندارد که با شما صحبت کنند، باید واقعا مراقب باشید که آنها را به خاطر آن جریمه نکنید. شما احتمالاً فکر می کنید، “خب، البته – من آنها را مجبور نمی کنم آن هفته یا هر چیز دیگری را ترک کنند.” اما اشکال ظریف تری برای عمل بر روی اطلاعات وجود دارد، مواردی که مقاومت در برابر آنها بسیار دشوار است. به عنوان مثال، اگر می‌دانید فردی فعالانه در جستجوی کار است، آیا واقعاً می‌خواهید به همان روشی که در غیر این صورت انجام می‌دهید، روی توسعه او سرمایه‌گذاری کنید؟ اگر فقط یک نفر را بتوان به یک کنفرانس فرستاد چه می شود – آیا قرار است فردی را که در شرف خروج است انتخاب کنید؟ اگر مجبور به اخراج کارکنان شوید، چه می‌کنید – آیا با دانستن اینکه ممکن است به هر حال به زودی آن شخص را ترک کند، تحت تأثیر قرار خواهید گرفت؟ اگر ماه ها گذشته باشد و آن شخص هنوز در اطراف باشد – آیا برای پیدا کردن جانشین او شروع به گرفتن مورچه ها خواهید کرد؟ اینها سوالاتی با پاسخ آسان نیستند (و مدیران مختلف به آنها پاسخ های متفاوتی می دهند)، بنابراین مطمئن شوید که قبل از دعوت از کارکنان خود برای صریح بودن کامل با شما در مورد جستجوی کار، در مورد این موارد فکر کنید.

4. من می خواهم شبکه با فروشنده را متوقف کنم

سال گذشته، یک فروشنده را برای مهارت هایی که در داخل نداشتیم استخدام و مدیریت کردم. بعد از اینکه تصمیم گرفتیم به فروشندگان رد شده اطلاع دادم و یکی از آنها از من خواست ناهار بخورم. کسب و کار آنها نسبتاً جدید بود، و او می خواست ذهن من را در مورد پیشنهاد آنها و سایر پروژه هایی که شرکت ما روی آنها کار می کرد انتخاب کند. ما یک رابطه دوستانه برقرار کردیم و چند بار قهوه خوردیم.

من از آن زمان به بعد از آن شرکت نقل مکان کردم، اما او برای ارتباط دوباره با من تماس گرفت. جایی که من قبلاً روی یک حوزه مرتبط با رشته او متمرکز بودم، اکنون روی یک منطقه غیر مرتبط تمرکز می کنم. او این را می داند. حتی اگر من یک مشتری برای او داشته باشم، واقعیت این است که من هرگز با او کار نکرده ام، بنابراین احساس ناراحتی می کنم که او را به یک همکار توصیه کنم. می ترسم وقت همدیگر را تلف کنیم و نمی دانم چگونه مودبانه رد کنم. چگونه می توانم به روشی مهربانانه به این موضوع بپردازم؟

برای جلوگیری از هرگونه سوال، بله، من یک زن هستم، اما او یک پدر متاهل خوشبخت است و هیچ علاقه عاشقانه ای در اینجا وجود ندارد.

برخی از فروشندگان به این روش کار می کنند – تا آنجا که ممکن است روابط تجاری بیشتری ایجاد می کنند به این امید که در نهایت منجر به فروش یا ارجاع شود. اما آنها به رد شدن عادت دارند، بنابراین بعید است که با رد کردن قهوه های آینده احساسات او را جریحه دار کنید.

با این اوصاف، ممکن است مشخص نباشد که آیا این دعوت‌نامه‌های کاری هستند یا اجتماعی، و بنابراین ممکن است نگران باشید که اگر او را به دلایل تجاری رد کنید، او ممکن است پیشنهاد دهد که فقط برای عقب‌نشینی دور هم جمع شوید. با توجه به آن، من فقط به چند دعوت بعدی پاسخ می دهم و توضیح می دهم که در کار جدید خود غرق شده اید و به ندرت می توانید برای ناهار فرار کنید.