مقاله نویس Inc.com، آلیسون گرین به سوالاتی در مورد مسائل مربوط به محل کار و مدیریت پاسخ می دهد – همه چیز از نحوه برخورد با یک رئیس مدیریت خرد نحوه صحبت کردن با یکی از اعضای تیم در مورد بوی بدن.

در اینجا خلاصه ای از پاسخ به چهار سوال از خوانندگان است.

کارمند من، مت، وضعیت سلامتی خوبی ندارد. در طول سال ها، او به دلیل بسیاری از مسائل جدی پزشکی مرخصی گرفته است و اخیراً چند ماه برای درمان سرطان مرخصی گرفته است. او مجوز پزشکی برای بازگشت به کار داشت، اما به نظر می رسد وضعیت سلامتی او بدتر از همیشه و رو به افول است.

مت با دخترش جین زندگی می کند که او را به محل کار می برد و برمی گرداند. گاهی اوقات او آنقدر مریض یا خسته است که حتی توسط جین بیدار نمی شود. گاهی در این روزها، جین با من تماس می گیرد تا به من بگوید که مت حضور نخواهد داشت … اما گاهی اوقات او این کار را نمی کند. این روزهای “بعضی وقت ها او نیست” است که من نمی دانم چگونه با آنها کنار بیایم. مت می داند که اساساً می تواند روزهای مریضی نامحدودی را بگذراند تا زمانی که من را مطلع کند، اما برخی از این روزها، کار زیادی نمی تواند انجام دهد. گاهی اوقات او پس از رفتن جین از خواب بیدار می شود، اما درد یا داروهای او باعث می شود که او نتواند با تلفن کار کند. (نمی دانم چرا جین همیشه زنگ نمی زند، اما او کارمند من نیست، بنابراین فکر نمی کنم مناسب باشد که او را بخشی از راه حل من کنم.)

من پر از ترحم برای مت هستم و قلبم می شکند تا شاهد رنج او باشم. اگر در قرعه کشی برنده می شدم، یک میلیون دلار به او می دادم و بهترین جشن بازنشستگی تمام دوران را برای او برگزار می کردم. با این حال هنوز باید بدانم که کارکنان من در زمان شروع برنامه ریزی شده خود کجا هستند. گاهی اوقات مت با مشتریان ملاقات می کند و به سختی می توان او را تحت پوشش قرار داد یا بدون اینکه بداند او دیر می آید، اصلاً وارد نمی شود، برای بقیه هفته بیرون می آید یا نه، برنامه ریزی مجدد می کند.

کاری که اکنون انجام می دهیم برای من یا شرکت کار نمی کند. بهترین حرکت من در اینجا چیست؟

آیا تا به حال در مورد آن با مت صحبت کرده اید؟ اگر نه، این اولین حرکت شماست. به او توضیح دهید که می‌خواهید تا آنجا که ممکن است از او حمایت کنید، اما تنها چیزی که نیاز دارید این است که در صورت عدم حضور او به او هشدار داده شود، زیرا باید برای او پوششی ترتیب دهید یا جلسات را دوباره برنامه ریزی کنید. به او بگویید که گاهی جین زنگ می‌زند و می‌گوید که حضور نخواهد داشت، اما نه همیشه، و از او بپرسید که فکر می‌کند چه کار می‌کند تا به طور مداوم به شما اطلاع داده شود. به نظر می رسد که شما واقعاً با او سازگار هستید، و این یک چیز منطقی است که به شما اجازه می دهد این کار را ادامه دهید.

اگر این مشکل را حل نکرد، گزینه‌های دیگر شما تغییر ساختار کار او خواهد بود تا غیبت اعلام نشده مشکلی ایجاد نکند (اگر ممکن است، ممکن است اینطور نباشد) یا صحبت کردن با او در مورد رفتن به مرخصی از کارافتادگی. اما من با گفتگو شروع می کنم. او ممکن است متوجه نشود که این موضوع باعث ایجاد مشکلاتی شده است، یا ممکن است نداند که جین هر بار با شما تماس نمی گیرد.

اسم من … بیایید بگوییم کارا. و من اخیراً شخصی را استخدام کردم که او هم کارا نام دارد. در طول فرآیند مصاحبه، ما در مورد مسائل احتمالی با ما بحث کردیم که به دلیل ماهیت موقعیت‌های ما و این واقعیت که او به من گزارش می‌دهد، در هم ریخته بود.

او قبول کرد که گیج کننده خواهد بود، و گفت که خوشحال می شود نام خانوادگی خود، میلر را انتخاب کند. من او را به عنوان میلر به همه معرفی کرده ام، اما او خودش را به افرادی مانند کارا معرفی کرده است. من نمی‌خواهم احمق باشم، اما او در طول فرآیند مصاحبه موافقت کرده بود که میلر را برود، و من از این که چطور این باعث می‌شود به سایر افرادی که به من گزارش می‌دهند نگاه کنم، خجالت می‌کشم، گویی او را مجبور کرده‌ام که برود. نام دیگری، زمانی که واقعاً مورد توافق دوجانبه قرار گرفت … یا من فکر می کردم.

ما افراد دیگری را در سازمان خود داریم که با نام خانوادگی خود صحبت می کنند و قبلاً هرگز مشکلی وجود نداشته است، بنابراین سابقه ای برای این وجود دارد. چگونه می توانم این موضوع را بدون احمق بودن با او مطرح کنم؟ نمی توانم تصور کنم که چه کابوسی خواهد بود اگر دو کارا در خط کار ما به یکدیگر گزارش بدهند.

آیا واقعاً این چنین کابوس خواهد بود؟ برای دفاتر بسیار رایج است که دو نفر با نام کوچک با هم کار کنند. معمولاً افراد با استفاده از حروف اول اول و ارجاع به Kara M. و Kara W. یا چیزی مشابه آن را حل می کنند.

اگر او نمی‌خواهد با نام خانوادگی خود صحبت کند (و من متوجه شدم که او گفته است که با آن مشکلی ندارد، اما به نظر می‌رسد که واقعاً نمی‌خواهد)، نباید او را مجبور به انجام این کار کنید. این عادلانه نیست که او نتواند از نامش استفاده کند فقط به این دلیل که شما ابتدا آنجا بودید.

با او صحبت می‌کردم و چیزی شبیه به این می‌گفتم: “هی، می‌دانم برای جلوگیری از سردرگمی، قبلاً درباره رفتن تو به میلر صحبت کرده بودیم. متوجه شدم که از کارا استفاده می‌کنی – آیا آن را ترجیح می‌دهی؟ اگر چنین است، بیایید شروع به استفاده از Kara S. و Kara W. کنید تا مشخص شود که چه کسی کیست.” و سپس اگر با کسی صحبت می‌کنید که اهمیت گنجاندن حرف اول را نمی‌داند، چیزی شبیه این بگویید: “وقتی پیگیری می‌کنید، مطمئن شوید که کارا ویلیامز را بخواهید زیرا دو کارا در اینجا وجود دارد.” واقعاً این کاری است که مردم هر روز در بسیاری از ادارات انجام می دهند و مشکلی نیست.

ما برای یک موقعیت ابتدایی استخدام می کنیم. این تقریباً برای اولین شغل شخصی در نظر گرفته شده است – دستمزد پایین است، اما مزایا خوب است، و یک قدم در راه است – بنابراین ما با متقاضیانی کار می کنیم که در جستجوی کار تجربه زیادی ندارند.

ما یک آگهی برای این کار در یک سایت شبکه اجتماعی ارسال کردیم و متوجه نشدیم که سایت به نظر می رسد که می توانید مستقیماً از طریق آن درخواست دهید. دکمه ای وجود دارد که می گوید «اکنون درخواست کن» و افراد را به فرمی می برد که می توانند آن را پر کنند. سایت می گوید در حال ارسال روی برنامه است. ما این را نمی دانستیم (کارمند پذیرشی که رفت هفته گذشته آنجا را چک نمی کرد)، بنابراین من امروز متوجه شدم افرادی هستند که از این طریق درخواست ارسال کرده اند.

کار بسته شد و قرار بود مصاحبه را شروع کنیم. فکر می‌کنم ما مدیون افرادی هستیم که از طریق سایت رسانه‌های اجتماعی درخواست داده‌اند تا درخواست‌هایشان را بررسی کنند. ممکن است به این معنی باشد که باید دوباره کار را باز کنیم. سایر افراد در تیم استخدام ما فکر می کنند که متقاضیان به دلیل عدم درخواست شغل از طریق کانال های مناسب “سر استخوان” بودند.

اگر در سایت خاصی آگهی ارسال می‌کردید، مردم به این فکر نمی‌کردند که دکمه «اکنون درخواست کنید» در واقع مکانی است که می‌توانند اکنون درخواست دهند. افرادی که در تیم استخدام شما هستند که غیر از این فکر می کنند، واقعاً با این فرض ناعادلانه رفتار می کنند. آنها دانش داخلی خود را به آن می آورند (“ما فقط درخواست ها را از طریق پورتال رسمی شغلی خود می پذیریم”) و با فرض اینکه نامزدهای خارجی این را بدانند، که نمی توانند.

گفتنی است، شما موظف نیستید که متقاضیانی را که از این طریق به شما مراجعه کرده اند در نظر بگیرید. شما هرگز موظف نیستید که گروه خاصی از نامزدها را در نظر بگیرید (تا زمانی که بر اساس نژاد، جنس، مذهب، ناتوانی و غیره تبعیض قائل نباشید). انجام این کار یک حسن نیت است زیرا آنها زمان خود را صرف درخواست کردند، اما شما مجبور نیستید این کار را انجام دهید. اگر از کاندیداهایی که در حال حاضر دارید بسیار راضی هستید، می توانید تصمیم بگیرید که با آنها همراه باشید. اما من فکر می‌کنم اگر حداقل به آن نامزدها نگاه نکنید تا ببینید آیا کسی هست که بخواهید با او صحبت کنید، به خودتان آسیب می‌رسانید. تفاوت بین یک فرد خوب در شغل و یک فرد عالی در کار، تفاوت قابل توجهی است، و اصولاً نادیده گرفتن یک نامزد بالقوه عالی منطقی نیست.

من برای شغلی در تیم خود استخدام می کنم، نامزدی را انتخاب کردم و درخواست مراجع کردم. دو مرجع خوب بود، اما آخرین سرپرست نامزد نظرات منفی زیادی در مورد توانایی آنها در پیروی از دستورالعمل ها یا کار مستقل داشت.

آن نامزد بسیار جوان و نسبتاً تازه کار بود. آیا من مسئولیتی در قبال آن نامزد دارم که توصیه کنم از آن مرجع خاص در آینده استفاده نکنید؟ معلم/مشاور کهنه‌کار در من می‌میرد تا از این لحظه آموزش‌پذیر استفاده کند، اما مدیر درون من مطمئن نیست که آیا اجازه دارم چیزی را که مرجعی به من گفته است، احتمالاً محرمانه فاش کنم. این نامزد به تازگی با من تماس گرفت و به دنبال به روز رسانی در مورد جستجوی ما بود.

انجامش نده شما از مراجع می خواهید که با شما محرمانه صحبت کنند. این به طور ضمنی در درخواست شما وجود دارد، زیرا احتمالاً بازخورد صادقانه می خواهید. آنها با حسن نیت با شما صحبت کردند زیرا فکر کردند که این برای شما مفید خواهد بود. اگر جزییات صحبت های آن شخص را به اشتراک بگذارید، به این اعتماد به نفس خیانت خواهید کرد. و اگر مردم نگران باشند که نظرات آنها با احتیاط مورد بررسی قرار نگیرد، احتمال کمتری وجود دارد که در آینده به منابع مفیدی دست پیدا کنید.

حداکثر می‌توانید چیزی مانند «من نگرانی‌هایی در مورد برخی ورودی‌ها داشتم که هنگام صحبت با مراجع شما مطرح شد» بدون شناسایی مرجع خاص. حتی این کمی از خط خارج می‌شود، و من این کار را فقط در صورتی انجام می‌دهم که بخواهید با او در مورد جزئیاتی که به شما مربوط می‌شود گفتگو کنید – نه اینکه به او هشدار دهم که از مرجع استفاده نکند، زیرا جای شما نیست.

برای ثبت، اگر مدیر احساس می‌کرد که نمی‌تواند به نامزد مرجع خوبی بدهد، باید به نامزد در این مورد هشدار می‌داد – اما همه حتی قبل از فهرست کردن آن‌ها، مرجع درخواست مجوز نمی‌کنند. و گاهی اوقات مشکلات مربوط به عملکرد یک نفر به قدری بین مراجع و نامزد مورد بحث قرار گرفته است که افراد منطقی تصور می کنند که مرجع منعکس کننده آن است.