مقاله نویس Inc.com، آلیسون گرین به سوالاتی در مورد مسائل مربوط به محل کار و مدیریت پاسخ می دهد – همه چیز از نحوه برخورد با یک رئیس مدیریت خرد نحوه صحبت کردن با یکی از اعضای تیم در مورد بوی بدن.

تعهدات مشاور در قبال مشتری که جدول زمانی پروژه‌اش به طور نامحدود طولانی می‌شود چیست؟ من مشتری دارم که انتظار داشت کار در مدت زمان کوتاهی (حدود 6 هفته) تکمیل شود. به من مبلغی مقطوع برای پروژه پرداخت شد که در محدوده اصلی کار توضیح داده شده بود. بعد از اتمام قسمت اول کار، کل حوزه کاری من بر اساس اطلاعات جدید تغییر کرد. کار بیشتر از آنچه پیش بینی می کردم، اما خوب، خوب. من اکثر موارد قابل تحویل خود را تحت محدوده جدید تکمیل کرده ام، که بسیاری از آنها به شریک دیگری وابسته هستند که برخی کارها را انجام می دهد. همچنین از نظر تئوری مشکلی نیست.

با این حال، همه چیز بسیار کندتر از حد انتظار پیش می رود، و در نتیجه، کارهای برجسته ای در پایان من وجود دارد که در این مرحله نمی توان آنها را انجام داد. مسائل پیچیده تر این است که من در حال مشاوره برای سازمانی هستم که برای تکمیل این پروژه برای مشتری اصلی استخدام شده است. فکر نمی‌کنم مشتری اصلی حتی متوجه شود که برای مجموعه‌ای از کارها مبلغ ثابتی دریافت کرده‌ام و بر اساس زمان‌بندی‌ها و نیازهای متغیر آن‌ها، در نگهدارنده نیستم یا بی‌پایان در دسترس هستم. کار دیگر من به‌زودی آغاز خواهد شد و این پروژه به‌طور قابل‌توجهی از جدول زمانی توافق شده و جبران خسارت فراتر رفته است.

تعهدات من مثلاً یک یا دو ماه دیگر چیست؟ شش ماه دیگه؟ من بر اساس ماهیت سازمان و کار، نرخ کمی پایین‌تر برای این پروژه گرفتم، اما ادامه ارائه پشتیبانی بر روی چنین مبنایی نامشخص و نامشخص به یک هزینه فرصت قابل توجه برای من تبدیل خواهد شد، زیرا من کارهای دیگر را به طور قابل‌توجهی صورت‌حساب می‌کنم. نرخ بالاتر، وقتی به این معنی است که من بابت این کار پول از دست می دهم، هر چه بیشتر طول بکشد. آیا مذاکره مجدد بر اساس این جدول زمانی جدید و این واقعیت که کل محدوده اصلی کار تغییر کرده است، مناسب است؟ آیا این مناسب است که بگوییم پس از مدت X پس از شروع رسمی پروژه دیگر در دسترس نیستم؟

حالا حرف بزن! منتظر تعیین مرزها نباشید تا زمانی که در حال حاضر به نقطه ای رسیده اید که نمی توانید هیچ کار اضافی برای آنها انجام دهید – همین حالا به آنها توجه کنید تا بتوانید قبل از اینکه به طور کامل آنها را قطع کنید، به طور مشترک بفهمید که چه کاری باید انجام دهید.

در حالت ایده‌آل، زمانی که پروژه برای اولین بار از محدوده اصلی کار فراتر رفت، به آن اشاره می‌کردید و سپس در مورد هزینه و زمان‌بندی خود صحبت می‌کردید. من گمان می‌کنم که شما این کار را نکردید زیرا می‌خواستید سازگار باشید، اما اکنون آنها فکر می‌کنند که شما با همه اینها مشکلی ندارید. بنابراین فقط باید توضیح دهید که دیگر نمی توانید به این شکل ادامه دهید.

می‌توانید این کار را با گفتن چیزی شبیه این انجام دهید: “من می‌خواهم برای شما علامت‌گذاری کنم که ما به طور قابل توجهی خارج از محدوده اصلی کاری هستیم که هزینه من پوشش می‌دهد. من X، Y و Z را خارج از این محدوده انجام داده‌ام. اگر می‌خواهید انجام دهید. مانند من برای انجام کارهای اضافی خارج از توافقمان، می توانم قرارداد جدیدی را پیشنهاد کنم.”

یا، اگر می‌خواهید به طور کامل به مشارکت خود پایان دهید (با فرض اینکه به تعهدات اولیه خود عمل کرده‌اید)، می‌توانید قسمت آخر را به این صورت تغییر دهید: “ما در ابتدا پروژه محدودتری را متصور بودیم و دو ماه آن را مسدود کردم. محصولات قابل تحویل در محدوده اصلی و تقویم من از آوریل پر شده است، بنابراین اگر چیز اضافی از من نیاز دارید، بیایید نحوه انجام آن را در این ماه بیابیم.”

و بله، در همه موارد شما مطلقاً می توانید از انجام کارهای اضافی خارج از محدوده ای که در ابتدا با آن موافقت کرده اید، خودداری کنید! کل بحث در مورد محدوده کار و هزینه آن از قبل همین است! بسیار طبیعی است که وقتی پروژه ای فراتر از این محدوده شروع می شود صحبت کنید و توضیح دهید که هزینه شما X دلار برای کار اضافی مورد درخواست است. این نیست که شما حریص یا مشکل هستید. این یک رفتار بسیار استاندارد به عنوان یک مشاور است.

و نگران نباشید که این باید یک مکالمه بزرگ ناخوشایند باشد. اینطور نیست! زبان نمونه برای استفاده در زمانی که چیزی ابتدا از محدوده مورد توافق فراتر می رود:

• اگر مایل به انجام کار جدید هستید: “مطمئنا، من می‌توانم این کار را انجام دهم. این خارج از محدوده اصلی است، بنابراین ما می‌توانیم به پروژه اضافه کنیم، اما می‌توانم آن را با X دلار انجام دهم.”
• اگر می خواهید نه بگویید: “این یک ویژگی جدید است که چند هفته طول می کشد، و من برای بقیه ماه پس از اتمام X و Y رزرو شده ام بنابراین فکر نمی کنم در حال حاضر بتوانم آن را مناسب کنم. آیا باید در مورد موارد دیگر صحبت کنیم. راه هایی که می توانید آن را انجام دهید؟

در مورد آن موضوعیت داشته باشید، انگار البته این برای آنها منطقی خواهد بود (زیرا واقعاً برای اکثر مردم چنین خواهد شد).