مشکل سیستم‌های زمان‌بندی و اولویت‌بندی انسان‌ساز ما این است که دنیا نه آنها را می‌شناسد و نه به آنها اهمیت می‌دهد. ممکن است هفته خود را به دقت به فواصل پنج دقیقه ای تقسیم کنید، فقط برای اینکه یک تامین کننده بگوید که نمی تواند ضرب الاجل را رعایت کند یا یک بچه مبتلا به کووید باشد. سپس برنامه ریزی دقیق شما به سالاد چرخان زندگی پرتاب می شود.

یک راه حل واضح این است که سستی بیشتری در روزهای کاری خود ایجاد کنید تا بهتر بتوانید با اختلالات و عدم قطعیت ها مقابله کنید. اما اگر شما یک کارآفرین پرمشغله هستید، پس محدودیت‌هایی برای امکان‌پذیر بودن زمان از کار افتادگی وجود دارد (و محدودیت‌های بسیار کمی برای میزان دیوانگی که جهان می‌تواند در شما ایجاد کند). برای اینکه واقعاً هرج و مرج برنامه خود را ثابت کنید تا بتوانید با وجود غیرقابل پیش بینی بودن تمرکز خود را حفظ کنید، باید فعالانه برای غیرقابل پیش بینی ها برنامه ریزی کنید.

چطوری این کار را انجام میدهی؟ در The Observer Effect، یک خبرنامه محبوب که شامل مصاحبه های طولانی VC Sriram Krishnan با مدیران اجرایی و بنیانگذاران برجسته است، Mike Cannon-Brookes، یکی از مدیران عامل شرکت نرم افزاری 100 میلیارد دلاری Atlassian، رویکرد خود را به اشتراک گذاشت. این سیستم بسیار ساده از فردی الهام گرفته شده است که شاید آشفته ترین و طاقت فرساترین شغل جهان را بر عهده داشت، رئیس جمهور سابق باراک اوباما.

کانن بروکس به کریشنان می گوید: “من مدت ها پیش در مورد اینکه اوباما چگونه اولویت بندی می کند پرس و جو کردم. متوجه شدم که اساساً شکل ساده شده ای از کانبان در دنیایی است که او کنترل نمی کند که واقعا چه اتفاقی می افتد.” وی در ادامه توضیح می دهد که رئیس جمهور سابق تمام وظایف و مسئولیت های خود را به چهار سطح اولویت یا Ps تقسیم کرد.

• P1s مستقیماً نزد اوباما آمد. اینها مهمترین موضوعاتی بود که او در یک زمان معین روی آنها کار می کرد.

• P2s همچنین مستقیماً به سراغ رئیس‌جمهور رفت، زیرا او باید تصمیم‌گیری در مورد این مسائل را می‌پذیرفت، اما آنها نسبت به P1های او فوریت کمتری داشتند.

• P3s مسائلی بودند که اوباما باید در مورد آنها مطلع شود و در مورد آنها مشاوره دهد، اما توسط دیگران مانند رئیس ستاد وی یا اعضای کابینه انجام می شد.

• P4s به طور مشابه اکثراً هر روز از رادار رئیس جمهور دور می ماند، اما او می خواست پیشرفت را ردیابی کند و شاید اطلاعات کلی ارائه دهد.

همه اینها به اندازه کافی ساده به نظر می رسد، اما جادوی سیستم این بود که اوباما (و بدون شک تیم پشتیبانی در سطح جهانی او) در هر زمان به خود اجازه می داد فقط تعداد ثابتی از هر سطح اولویت در بشقاب خود داشته باشد. کانن بروکس توضیح می‌دهد: «او فقط می‌توانست دو P1 و چهار P2 را به‌طور همزمان داشته باشد تا از خستگی و سرگیجه جلوگیری کند».

البته این پر استرس ترین شغل در جهان است، بحران های جهانی و ملی مرتبا رئیس جمهور را مجبور به تغییر اولویت ها می کند. هنگامی که یک موضوع فوق‌العاده فوری مطرح شد، اوباما می‌دانست که اگر می‌خواهد آن را به یک وظیفه P1 تبدیل کند، باید سایر وظایف را در سیستم خود تنزل دهد و دوباره ترتیب دهد. چیزها نمی توانستند به سادگی روی هم انباشته شوند، و هرگز مشخص نبود که کدام وظایف باید اولویت داشته باشند.

کانن بروکس می گوید: “بدون این، او نمی تواند در میان هرج و مرج دفترش به وضوح فکر کند.” او به عنوان رئیس جمهور نمی توانست ورودی های خود را کنترل کند. اگرچه او مسائل زیادی داشت که می خواست با آنها مقابله کند – برای مثال اوباماکر – به خود اجازه داد که دو موضوع بزرگ و چهار موضوع کوچک به طور همزمان روی آنها کار کند. همه چیز به دیگران واگذار شد. مردم در زنجیره پایین تر.”

خوشبختانه، افراد تجاری تلفن قرمز ندارند که در شب زنگ می زنند و گزارش می دهند که جنگ در جایی شروع شده است. اما Cannon-Brookes اصرار دارد که این سیستم الهام گرفته از اوباما تقریباً برای هر کسی که در یک فضای غیرقابل پیش بینی با برنامه ای پرجمعیت کار می کند مفید است. او می پذیرد که حفظ سیستم 4Ps همیشه آسان نیست، اما ادعا می کند که این کلید توانایی او برای حفظ تمرکزش در میان دیوانگی بوده است.

“من P1s، P2s، P3s و P4 دارم که در اطراف آنها حرکت می کنم. یک زنجیره کامل در زیر وجود دارد که وظایف را به طور خودکار مجدداً تعیین می کند. وقتی می گویم P2 اکنون یک P3 است، رئیس ستاد من و EA دقیقاً معنی را می دانند و بر اساس آن اقدام می کنند. “، او می گوید. “این یک مدل ذهنی مفید است زیرا من فقط می توانم واقعاً روی دو چیز بزرگ و چهار چیز کوچک تمرکز کنم.”